Chữ Ký Số Được Dùng Cho Mục Đích Gì? - Những Nội Dung Doanh Nghiệp, Tổ Chức, Cá Nhân Cần Nắm Vững

Trong thời đại công nghệ số đang không ngừng có những bước tiến đột phá, chữ ký số trở thành một giải pháp “hiện đại hóa” mang lại nhiều lợi ích đối với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Vậy chữ ký số được dùng cho mục đích gì? Người sử dụng chữ ký số phải nắm vững những nội dung gì để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp? Cùng EFY-CA giải đáp thắc mắc đó qua bài viết dưới đây.

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số hay còn được gọi là chứng thư số, token điện tử..., là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký viết tay hoặc dấu đỏ tổ chức trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số là phương tiện được sử dụng để xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc của người ký tài liệu và để đảm bảo một điều chắc chắn rằng nội dung gốc của tin nhắn hoăc tài liệu đã gửi sẽ không bị thay đổi.

Chữ ký số dễ dàng chuyển giao nhưng không thể bắt chước bởi bất kỳ người nào và hệ thống tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số được pháp luật công nhận và có đầy đủ tính chất pháp lý như chữ ký viết tay.

Thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token hoặc hệ thống ký số tập chung (HSM). Đây là thiết bị phần cứng có vai trò dùng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.

Chữ ký số được bảo mật an toàn bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.

2. Cơ sở pháp lý của chữ ký số

Nghị định số 26/2007/NĐ–CP ngày 15/02/2007 có quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

3. Mục đích sử dụng của chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng để thay thế chữ ký viết tay đối với tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số, xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc của người ký tài liệu và đảm bảo nội dung gốc của tin nhắn hoặc tài liệu đã gửi sẽ không thể thay đổi.

Chữ ký số thường được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức, daonh nghiệp, cá nhân với các mục đích:

• Ký số trong các giao dịch hành chính công như: Kê khai thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội điện tử….

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

Chữ ký số được sử dụng để ký hóa đơn điện tử, nộp tiền thuế và tờ khai, ký tờ khai C/O, ký tờ khai hải quan , giao dịch hồ sơ bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin… tại Cổng thông tin quốc gia và Cổng tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của các cơ quan hành chính nhà nước mà không cần phải in các tờ khai kèm dấu đỏ của doanh nghiệp.

Đây được xem là mục đích quan trọng nhất của chữ ký số. Thay vì phải in hồ sơ bản giấy rồi trình lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức, rồi cử cán bộ nhân viên túc trực xếp hàng tạo các cơ quan hành chính nhà nước để giao dịch hồ sơ giấy thì bây giờ chỉ trong một vài phút, đơn vị đã nộp xong hồ sơ giao dịch điện tử.

• Phát hành hóa đơn điện tử

Một trong những chức năng không thể không kể đến khi sử dụng chữ ký số chính là hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo hệ thống thương mại hiện đại và minh bạch hơn. 

Đồng thời, tại Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính cũng quy định hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử hợp lệ của người bán. Do vậy, việc sử dụng chữ ký số là một trong những điều kiện bắt buộc đối với các doanh nghiệp trong sử dụng hóa đơn điện tử.

• Ký văn bản, hợp đồng điện tử 

Trong thời kỳ chuyển đổi số, chữ ký số đã trở thành công cụ hữu hiệu để ký kết hợp đồng điện tử, văn bản, tài liệu, chứng từ,... Các doanh nghiệp có phong cách làm việc hiện đại đều cố gắng tối ưu hóa hiệu quả làm việc bằng cách điện tử hóa văn bản, lưu trữ, ký và gửi tài liệu qua môi trường internet. 

Để thực hiện việc xác thực văn bản, người ký bắt buộc phải có chữ ký số nhằm đảm bảo văn bản không bị sao chép, giả mạo hoặc thay đổi thông tin, đảm bảo được tính chính xác và bảo mật cho văn bản, tài liệu điện tử. Việc trang bị chữ ký số còn phục vụ cho việc xác định tác giả, chủ thể sở hữu và tính vẹn toàn nội dung của văn bản điện tử.

• Thực hiện các giao dịch điện tử khác

Bên cạnh việc kê khai trực tuyến, các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số dùng để giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, đấu thầu điện tử, với các đối tác làm ăn, trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức Nhà nước, hay giữa các tổ chức cơ quan Nhà nước trong môi trường trực tuyến mà không cần phải hẹn gặp trực tiếp.

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

Tất cả những văn bản giữa hai bên trong quá trình làm việc đều có thể chuyển giao qua Internet và sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký tay và con dấu, hai bên chỉ cần sử dụng chữ ký số ký vào file hợp đồng và gửi qua email là hoàn tất giao dịch một cách nhanh gọn. Như vậy, việc trao đổi thông tin, dữ liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, khắc phục những hạn chế về khoảng cách địa lý, thời gian, bỏ qua những công đoạn rườm rà như in ấn, chứng thực hồ sơ, giấy tờ.

• Xác thực nguồn gốc của dữ liệu điện tử

Không chỉ là trợ thủ đắc lực cho các cơ quan, tổ chức trong các hoạt động giao dịch điện tử, chữ ký số còn được dùng với mục đích định danh dữ liệu, thông qua đó xác nhận trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các thông tin được xác nhận bằng chữ ký số, đồng thời bảo vệ quyền lợi, tính pháp lý, tính bản quyền và bảo vệ toàn vẹn cho dữ liệu. Trên mỗi chứng thư số đều được mã hóa bởi mã PIN mang thông tin của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã ký nên không cho phép sửa đổi lại dữ liệu sau khi đã ký.

4. Sử dụng chữ ký số mang lại những ưu điểm vượt trội gì?

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì?

• Khả năng xác thực nguồn gốc

Các hệ thống mật mã hóa của khóa công khai cho phép mật mã hóa văn bản với khóa bí mật mà chỉ có người chủ của khóa biết. Khi ký số thì văn bản sẽ được mã hóa hàm băm, sau đó dùng khoá bí mật của người chủ khóa để mã hóa. Khi cần kiểm tra, bên nhận văn bản có thể giải mã với khóa công khai để lấy và kiểm tra văn bản nhận được. Nếu hai giá trị đó khớp nhau thì văn bản đó chính xác được xuất phát từ người sở hữu khóa bí mật.

• Tính toàn vẹn

Mặc dù hình thức bên ngoài của chữ ký số được thiết kế như một chiếc USB thông thường, nhưng thực chất lại là một thiết bị lưu trữ thông tin đặc biệt. Thông tin dữ liệu trong đó chỉ có thể dùng để xác nhận văn bản điện tử, hoàn toàn không thể bị thay đổi hay xóa đi. Văn bản chắc chắn sẽ không bị sửa đổi trong khi truyền vì nếu có bất cứ thay đổi nào thì hàm băm cũng sẽ thay đổi và ngay lập tức bị phát hiện. Quy trình mã hóa sẽ giúp ẩn nội dung đối với bên thứ ba.

• Tính không thể phủ nhận

Chữ ký số giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các doanh nghiệp yên tâm với các giao dịch điện tử của mình trong môi trường Internet.

• Tính bảo mật

Chữ ký số được bảo mật dựa trên hạ tầng mã hóa công khai (PKI), trong đó phần quan trọng nhất là thuật toán mã hóa công khai RSA. Công nghệ này đảm bảo chữ ký số khi được một người dùng nào đó tạo ra là duy nhất, không thể giả mạo được và chỉ có người sở hữu khóa bí mật mới có thể tạo ra được chữ ký số đó.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng hiệu suất làm việc

Việc sử dụng chữ ký số vào văn bản điện tử giúp chúng ta giảm được rất nhiều chi phí in ấn giấy tờ, có thể ký mọi lúc mọi nơi, tiết kiệm thời gian giao dịch, nâng cao hiệu suất công việc.

Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp mọi người giải đáp được thắc mắc chữ ký số được dùng cho mục đích gì? và những nội dung quan trọng doanh nghiệp cần nắm vững khi sử dụng chữ ký số để có thể áp dụng dễ dàng, thuận tiện trong các hoạt động giao dịch điện tử, tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng hiệu quả công việc đối với doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

HaTT_TT