7 trường hợp có thể mất chữ ký số và hướng dẫn cách xử lý

Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch điện tử, giúp cho việc xác thực danh tính và đảm bảo tính bảo mật, an toàn. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng chữ ký số, không tránh khỏi trường hợp người dùng bị mất chữ ký số. Việc xử lý nhanh chóng và hiệu quả các trường hợp có thể mất chữ ký số là vô cùng cần thiết để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Cùng EFY-CA tìm hiểu chi tiết về 7 trường hợp có thể mất chữ ký số và hướng dẫn cách xử lý nhé.

1. Cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số hoạt động như thế nào?

Chữ ký số (một dạng chữ ký điện tử) là phương thức xác thực và bảo mật cho các nội dung, tài liệu điện tử được sử dụng phổ biến trên toàn cầu. Chữ ký số được tạo nên bằng cơ chế mã hóa bất đối xứng với cặp khóa công khai - khóa bí mật với nhiều ưu điểm vượt trội so với phương thức ký điện tử thông thường như sau:

- Đảm bảo sự toàn vẹn cho nội dung, tài liệu được ký

- Có khả năng truy vết nguồn gốc của chủ thể chữ ký nhờ vào thông tin của chứng thư số

- Ký giao dịch từ xa, tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại

- Đảm bảo tính pháp lý cho nội dung, tài liệu được ký

Loại chữ ký số phổ biến nhất tại thị trường Việt Nam là chữ ký số Token gồm 01 thiết bị phần cứng dạng USB chứa thông tin mã hóa. Ngoài ra, còn các loại chữ ký số khác như chữ ký số HSM, chữ ký số từ xa,... Với mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng.

2. 7 trường hợp mất chữ ký số và hướng dẫn cách xử lý

7 trường hợp có thể mất chữ ký số và cách xử lý

2.1. Mất chữ ký số nhưng có nhớ mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin Thuế

Trường hợp mất chữ ký số nhưng người dùng vẫn có nhớ mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin điện tử Thuế thì cách xử lý như sau:

Bước 1: Liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số

Khi gặp sự cố mất chữ ký số, bạn cần liên hệ đến nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ thông qua Tổng đài CSKH. Người dùng cung cấp các thông tin cần thiết về MST và thời gian sử dụng cho tổng đài viên để được hỗ trợ.

Bước 2: Sau khi liên hệ, nhà cung cấp sẽ cấp lại USB Token mới với thời hạn sử dụng mới cho người dùng.

Bước 3: Cài đặt lại USB Token và tiếp tục sử dụng chữ ký số khi thực hiện giao dịch hoặc ký văn bản, tài liệu.

2.2. Mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập Cổng thông tin điện tử thuế

Trong trường hợp mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập tài khoản Thuế điện tử thì xử lý như sau:

Bước 1: Lấy lại mật khẩu đăng nhập theo hướng dẫn của Cổng thông tin thuế

Bạn cần đến trực tiếp chi cục thuế và cung cấp các thông tin cần thiết để tiến hành xác minh, yêu cầu cấp lại mật khẩu đăng nhập.

Trường hợp kê khai thuế qua trung gian thì bạn cần liên hệ để tạm khóa tài khoản và yêu cầu cấp lại mật khẩu mới.

Bước 2: Người dùng thực hiện tương tự với các bước ở trường hợp 1. Hãy liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số, cung cấp thông tin cần thiết và cài đặt chữ ký số mới được cấp lại.

2.3. Chữ ký số hết hạn nhưng không gia hạn mới

Một chữ ký số thường có thời hạn sử dụng theo hợp đồng khi khách hàng đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ CKS. Hợp đồng chữ ký số cá nhân và tổ chức thường chỉ có thời hạn từ 1 năm, 2 năm hoặc 3 năm. Khi hết hạn sử dụng, chữ ký số không được coi là hợp lệ nữa. Đồng thời, mọi dịch vụ sẽ không dùng và không ký được.

Để xử lý và hạn chế mất chữ ký số trong trường hợp này, cần:

Bước 1: Kiểm tra thời hạn của chữ ký số.

Bước 2: Nếu chữ ký số đã, sắp hết hạn thì liên hệ đến nhà cung cấp để thực hiện thủ tục gia hạn.

Bước 3: Đăng ký lại chữ ký số trên các hệ thống Thuế, BHXH, Hải quan hoặc Cổng thông tin điện tử đang dùng chữ ký số hết hạn.

2.4. Lỗi hệ thống hoặc lỗi kỹ thuật

Đây là trường hợp không phổ biến nhưng vẫn có thể xảy ra. Lỗi hệ thống hoặc ký thuật có thể dẫn đến việc mất chữ ký số và thường xảy ra trong quá trình lưu trữ, truyền tải,…

Cách xử lý như sau:

Bước 1: Kiểm tra và cập nhật các phần mềm, extension, công cụ liên quan đến chữ ký số được nhà cung cấp khuyến cáo sử dụng.

Bước 2: Nếu vẫn không sử dụng được chữ ký số, bạn cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật và tránh các rủi ro bảo mật có thể xảy ra.

2.5. Mất thiết bị USB Token chữ ký số

USB Token chữ ký số là thiết bị phải được bảo quản cẩn thận bởi thiết bị này chứa thông tin mã hóa và được sử dụng để khởi tạo chữ ký số. Tuy nhiên, token thường được mang đi trong quá trình công tác nên không ít người dùng làm mất. Khi làm mất USB Token, bạn cần xử lý như sau:

Bước 1: Liên hệ đến nhà cung cấp và thông báo tình trạng mất thiết bị.

Bước 2: Nhận lại USB Token mới từ nhà cung cấp và thanh toán chi phí cấp mới.

2.6. Mất chữ ký số do bị hack

Với những loại chữ ký số từ xa sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu để truy cập hệ thống ký số dù có tính bảo mật cao nhưng vẫn tồn tại một số “điểm yếu” mà kẻ xấu có thể khai thác và đánh cắp. Chữ ký số cũng có thể bị hack hoặc sao chép,… Do đó, các tổ chức và doanh nghiệp cần tối đa bảo mật chữ ký số.

Khi bị mất chữ ký do bị hack, bạn cần liên hệ ngay đến nhà cung cấp chữ ký số về sự cố bảo mật và được hướng dẫn cách xử lý.

2.7. Cách xử lý khi mất chữ ký số do trường hợp khác

Trong trường hợp mất chữ ký số nhưng không thuộc 02 trường hợp trên thì người dùng có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, cung cấp hồ sơ pháp lý gồm bản sao giấy phép kinh doanh, CCCD của người đại diện pháp luật,... để xác minh và cấp lại thiết bị USB Token.

Bước 2: Tiến hành cài đặt chữ ký số mới và sử dụng.

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số để không làm mất chữ ký số

Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Lưu trữ và bảo quản USB Token: 

- Giữ USB trong hộp đựng chuyên dụng

- Không để USB Token tiếp xúc với nhiệt độ cao hoặc môi trường ẩm ướt

- Tránh va đập hoặc làm rơi USB Token

- Không cho phép người khác sử dụng USB Token

Lưu mật khẩu an toàn:

 - Không chia sẻ mật khẩu với bất kỳ ai không liên quan

- Sử dụng mật khẩu mạnh (gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt)

- Thường xuyên thay đổi mật khẩu

Cài đặt các phần mềm: 

- Sử dụng phần mềm bảo mật, diệt virus và chống trộm trên máy tính

- Cập nhật phần mềm thường xuyên

- Sử dụng tường lửa để bảo vệ máy tính khỏi các truy cập trái phép

Sao lưu dữ liệu thường xuyên:

- Thường xuyên sao lưu dữ liệu chữ ký số vào ổ cứng ngoài hoặc lưu trữ đám mây Cloud

- Lưu trữ bảo sao ở nơi an toàn

Nên lựa chọn dịch vụ chữ ký số uy tín:

- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được cấp phép bởi Bộ Thông tin & Truyền thông và đảm bảo tuân thủ pháp luật

- Kiểm tra kỹ thông tin NCC trước khi đăng ký dịch vụ

- Tham khảo ý kiến của bạn bè, chuyên gia trước khi lựa chọn

Ngoài ra, người dùng cần chú ý:

- Không sử dụng USB Token trên máy tính, laptop công cộng

- Cẩn thận với các Email lừa đảo yêu cầu cung cấp thông tin về chữ ký số

Trên đây là toàn bộ nội dung về 03 trường hợp có thể mất chữ ký số và hướng dẫn cách xử lý. Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc đã nắm rõ cách xử lý khi mất chữ ký số và đảm bảo sử dụng chữ ký số an toàn.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH