[2026] Chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì? Có những loại chữ ký số nào và khi sử dụng cần lưu ý những gì?

Trong quá trình chuyển đổi số, chữ ký số ngày càng trở thành công cụ quen thuộc đối với doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Không chỉ giúp ký hồ sơ, hợp đồng và chứng từ điện tử nhanh chóng, chữ ký số còn góp phần đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và giá trị pháp lý của các giao dịch trên môi trường số.

Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì? Có những loại chữ ký số nào và khi sử dụng cần lưu ý những gì? Hãy cùng EFYCA tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký số là gì?

Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP có quy định về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên các thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Chữ ký số có tác dụng tương đương với chữ ký tay cá nhân. Thường được sử dụng để xác thực danh tính cá nhân thông qua các trường hợp:

Ký các văn bản hoặc tài liệu điện tử như hợp đồng, hóa đơn… Sử dụng trong các giao dịch trực tuyến như kê khai giao dịch cá nhân, giao dịch qua mobile banking hoặc giao dịch chứng khoán…

Chữ ký số cá nhân được biết tới là một loại chữ ký điện tử và có giá trị ngang với chữ ký tay. Thường được dùng để xác minh danh tính của cá nhân ký các văn bản, giao dịch trực tuyến… Ngoài ra, chữ ký số cong có tác dụng giúp bạn kê khai nộp thuế theo hình thức trực tuyến.

Một chữ ký số cá nhân thể hiện các thông tin:

Tên của cá nhân là chủ thể của chứng thư số đã đăng ký Tên của công ty cung cấp dịch vụ chữ ký số

Chữ ký số có phải là hình ảnh chữ ký viết tay?

Không. Chữ ký số không phải là hình ảnh chữ ký viết tay được chèn vào tài liệu.

Một hình ảnh chữ ký viết tay được chèn vào file Word hoặc PDF về bản chất chỉ là hình ảnh, không phải chữ ký số. Hình ảnh này có thể dễ dàng sao chép hoặc chỉnh sửa và không tự cung cấp cơ chế mật mã để xác thực danh tính người ký hay đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.

Trong khi đó, chữ ký số sử dụng công nghệ mật mã và cặp khóa điện tử để xác thực chủ thể ký, đồng thời giúp kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký. Nếu nội dung tài liệu bị thay đổi sau khi ký, chữ ký số có thể được phát hiện là không còn hợp lệ.

2. Giá trị pháp lý của Chữ ký số, chữ ký điện tử

Căn cứ tại Điều 23, Luật giao dịch điện tử 2023 có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

Điều 23. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Vì vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý khi sử dụng trong các giao dịch điện tử. Trong đó chữ ký số sẽ có giá trị tương đương với chữ ký viết tay trên văn bản giấy.

Điều này đã góp phần thúc đẩy các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức trong việc sử dụng chữ ký điện tử ngày một rộng rãi hơn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số toàn cầu.

3. Chữ ký số có thể sử dụng trong trường hợp nào?

3.1 Chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân là chữ ký số của một cá nhân độc lập. Chữ ký số này có vai trò tương đương với chữ ký tay, giúp xác thực danh tính của cá nhân, đảm bảo tính toàn vẹn cũng như đơn giản hóa quá trình ký kết và giao dịch. Ứng dụng của chữ ký số cá nhân rất đa dạng, bao gồm:

Ký kết văn bản điện tử: hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận, tờ khai thuế TNCN,…

Tham gia giao dịch trực tuyến: ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…

Đăng ký dịch vụ công trực tuyến: đăng ký giấy phép kinh doanh, đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin cấp phép xây dựng,…

3.2 Chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức

Chữ ký số dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp, tổ chức. Chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với cơ quan hành chính diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Các trường hợp doanh nghiệp và tổ chức có thể sử dụng chữ ký số bao gồm:

Tham gia cổng dịch vụ công trực tuyến: khai thuế điện tử, khai hồ sơ BHXH điện tử, nộp thuế điện tử, hải quan điện tử,…

Tham gia giao dịch: ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thương mại điện tử, mua bán và thanh toán qua mạng,…

Ký kết chứng từ nội bộ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, báo cáo quản trị,…

Ký kết văn bản điện tử: hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng ba bên,…

3.3 Chữ ký số cho cá nhân thuộc tổ chức

Chữ ký số cá nhân thuộc các tổ chức, doanh nghiệp là chữ ký số dùng để nhận diện chủ thể là các cá nhân (Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng,…) thuộc tổ chức, doanh nghiệp trong môi trường điện tử. Chữ ký số này có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay của cá nhân trong tổ chức hay doanh nghiệp. Mục đích sử dụng của chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức bao gồm:

Giao dịch các nghiệp vụ nội bộ: Ký xác nhận các văn bản điện tử hoặc email, đăng nhập hệ thống bảo mật, ký phiếu tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi,…

Tham gia các giao dịch bên ngoài do tổ chức ủy quyền: Giao dịch hoặc thanh toán thương mại điện tử, ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử,…

4. Chữ ký số gồm những thành phần nào?

Một hệ thống chữ ký số thường liên quan đến các thành phần chính sau:

- Khóa bí mật

Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký số. Đây là thông tin quan trọng cần được bảo mật và chỉ người có quyền ký mới được sử dụng.

- Khóa công khai

Khóa công khai được sử dụng để kiểm tra chữ ký số tương ứng với khóa bí mật.

- Chứng thư số

Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử được sử dụng để xác nhận danh tính của chủ thể ký và liên kết danh tính đó với khóa công khai.

- Thiết bị hoặc phương thức lưu trữ khóa

Tùy loại chữ ký số, khóa có thể được lưu trữ và sử dụng thông qua các phương thức khác nhau, chẳng hạn thiết bị phần cứng hoặc giải pháp ký số từ xa.

5. Chữ ký số USB Token và chữ ký số từ xa khác nhau thế nào?

Việc lựa chọn hình thức nào phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, hệ thống nghiệp vụ và yêu cầu của từng doanh nghiệp.

6. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số

Để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro, người dùng nên lưu ý một số vấn đề sau:

- Bảo mật thông tin xác thực

Không nên chia sẻ mật khẩu, mã PIN, mã OTP hoặc thông tin xác thực cho người không có thẩm quyền.

- Bảo quản khóa ký

Đối với chữ ký số sử dụng USB Token, cần bảo quản thiết bị cẩn thận. Không nên cho người khác sử dụng nếu không được phân quyền.

- Kiểm tra thông tin trước khi ký

Trước khi thực hiện ký số, người dùng nên kiểm tra kỹ:

- Tên doanh nghiệp/cá nhân.

- Nội dung tài liệu.

- Số tiền và thông tin giao dịch.

- Thời gian, ngày tháng.

- Đối tượng nhận tài liệu.

- Các thông tin quan trọng khác.

- Theo dõi thời hạn chứng thư số

Nên kiểm tra thời hạn thường xuyên và gia hạn trước khi hết hạn để không làm gián đoạn công việc.

- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

EFY Việt Nam là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng EFY-CA hoạt động theo giấy phép số 381/GP-BTTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông (Cấp phép lần đầu: Ngày 05/4/2018: Có giá trị đến hết ngày 04/4/2033). Chữ ký số được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đối với tổ chức, được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dich trên môi trường Internet, đồng thời cũng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.

Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy đủ về các tiêu chuẩn CA công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia. Mỗi cá nhân, doanh nghiệp chỉ cần một chữ ký số để sử dụng trong tất cả các giao dịch, kê khai... giúp quá trình được nhanh chóng, an toàn và bảo mật cao

 

- Kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử

- Quản lý Hóa đơn điện tử

- Kê khai Hải quan điện tử

- Giao dịch thương mại điện tử

- Kê khai Nộp thuế điện tử

- Cá nhân, tổ chức, giải pháp tích hợp

- Chứng thực số SSL

- Chứng thư số CodeSigning

 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Hỗ trợ tận tâm - An tâm ký số !