[Giải đáp] Chữ ký số doanh nghiệp hết hạn thì hóa đơn có mất giá trị hay không?

Chữ ký số hết hạn thì hóa đơn có mất giá trị hay không? Đây là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng chữ ký số. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA giải đáp thắc mắc này và hướng dẫn thủ tục gia hạn khi chữ ký số hết hạn nhé.

1. Vì sao chữ ký số hết hạn sau một thời gian sử dụng?

Vì sao chữ ký số hết hạn sau một thời gian sử dụng?

Khi bạn gặp thông báo lỗi chữ ký số hết hạn nghĩa là chữ ký số bạn đang sử dụng đã hết hạn và không còn hiệu lực để sử dụng. Mỗi chữ ký số thường được cấp phép trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó sẽ hết hạn và không thể dùng để ký tài liệu hay xác thực thông tin nữa.

Vậy tại sao chữ ký số lại có thời hạn? Cùng tìm hiểu các lý do dưới đây:

Do chu kỳ an ninh

Chữ ký số sử dụng các thuật toán mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin cho người dùng. Tuy nhiên, sau thời gian sử dụng các thuật toán này có thể bị bẻ khóa hoặc xâm nhập. Do đó, để duy tình được tính an toàn, các nhà cung cấp chữ ký số thường giới hạn 1 - 2 năm thời gian sử dụng cho mỗi chứng thư số.

Do cập nhật công nghệ

Ngành công nghệ phát triển liên tục và các tiêu chuẩn, quy định về chữ ký số cũng có thể thay đổi. Việc giới hạn thời gian sử dụng giúp người dùng luôn sử dụng phiên bản chữ ký số mới nhất và đạt tiêu chuẩn bảo mật cao nhất.

Quản lý và rà soát chữ ký số không hợp lệ

Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cần tiến hành rà soát định kỳ để phát hiện và thu hồi chứng thư số không còn hợp lệ hoặc có nghi ngờ vi phạm an ninh.

Yêu cầu pháp lý

Một số quốc gia có quy định về thời hạn sử dụng chữ ký trong các giao dịch điện tử. Việc tuân thủ quy định này giúp đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch. Ngoài ra, một số trường hợp khác có thể dẫn đến việc chữ ký số bị hủy trước thời hạn như:

- Thay đổi thông tin chủ sở hữu chữ ký số;

- Hư hỏng hoặc mất mát thiết bị lưu trữ chữ ký số;

- Vi phạm quy định sử dụng dịch vụ CKS.

Lưu ý: Người dùng nên thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số và liên hệ đến nhà cung cấp để tiến hành gia hạn khi cần thiết. Việc sử dụng chữ ký số đã hết hạn có thể dẫn đến nhiều rủi ro về tính pháp lý và an ninh.

2. Chữ ký số hết hạn thì hóa đơn điện tử có mất giá trị không?

Chữ ký số hết hạn thì hóa đơn điện tử có mất giá trị không?

Trường hợp chữ ký số hết hạn thì doanh nghiệp sẽ không ký được hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư số thành công thì mới tiến hành xác thực, ký hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của đơn vị phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống Dịch vụ công Tổng cục Thuế.

3. Hướng dẫn thủ tục gia hạn chữ ký số EFY-CA

Hướng dẫn thủ tục gia hạn chữ ký số EFY-CA

Để tiến hành gia hạn chữ ký số EFY-CA khách hàng là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thực hiện theo các bước được hướng dẫn sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gia hạn

Khách hàng vui lòng liên hệ đến EFY-CA qua website/Tổng đài hoặc đại lý của EFY để được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2: Nhà cung cấp xác minh hồ sơ

Sau khi gửi hồ sơ gia hạn đến EFY-CA, nhà cung cấp sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký. Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, EFY sẽ thông báo để khách hàng bổ sung và hoàn thiện.

Bước 3: Hoàn thành thủ tục gia hạn chữ ký số

Nếu hồ sơ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ gửi tài khoản gia hạn chữ ký số cho khách hàng. Khách hàng tiếp nhận bàn giao và nghiệm thu dịch vụ chữ ký số.

4. Những lưu ý khi gia hạn chữ ký số EFY-CA

Thời điểm gia hạn:

- Nên kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số và gia hạn trước ít nhất 15 ngày;

- Tránh để chữ ký số hết hạn bởi có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị.

Thủ tục gia hạn:

- Thực hiện theo các bước hướng dẫn ở trên hoặc liên hệ trực tiếp đến EFY Việt Nam để được hướng dẫn.

Bảo mật thông tin:

- Sau khi được cung cấp thông tin tài khoản, đơn vị cần lưu và bảo mật thông tin mật khẩu, mã PIN;

- Sử dụng phần mềm diệt virus uy tín để bảo vệ thiết bị lưu trữ CKS.

Một số lưu ý khác: 

- Cập nhật thông tin doanh nghiệp khi có thay đổi;

- Sao lưu dữ liệu chữ ký số thường xuyên.

- Nâng cấp phần mềm chữ ký số khi cần thiết.

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp chữ ký số hết hạn thì hóa đơn điện tử có mất giá trị không? Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đọc đã nắm rõ quy định, thủ tục gia hạn chữ ký số hết hạn nhé.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH