Hướng dẫn scan chữ ký hình ảnh dùng làm chữ ký điện tử tiện lợi

Chữ ký điện tử được dùng để gắn vào các nội dung như văn bản, hình ảnh điện tử. Người dùng muốn dùng chữ ký tay làm chữ ký điện tử phải scan từ hình ảnh để có thể ký số. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA hướng dẫn cách scan chữ ký hình ảnh dùng làm chữ ký điện tử tiện lợi, nhanh chóng nhé.

1. Chữ ký scan là gì?

Chữ ký scan là gì?

Chữ ký scan là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách chuyển đổi chữ ký viết tay trên giấy thành dạng điện tử thông qua quá trình quét (scan). Loại chữ ký này có vai trò quan trọng trong thời đại số hóa, đặc biệt là khi thực hiện giao kết hợp đồng và giao dịch trực tuyến, khi mà các bên tham gia không gặp mặt trực tiếp.

Chữ ký scan có giá trị pháp lý không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

- Đối với văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và được đảm bảo an toàn theo quy định;

- Đối với văn bản cần đóng dấu của cơ quan/tổ chức thì thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và được đảm bảo an toàn theo quy định.

Như vậy, chữ ký điện tử không thể bị từ chối giá trị pháp lý chỉ vì được tạo ra dưới dạng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử chuyên dùng được đảm bảo an toàn hoặc chữ ký số thì có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký của cá nhân đó trên tài liệu giấy.

Còn về chữ ký scan, chữ ký hình ảnh hiện nay chưa có văn bản quy định cụ thể về tính pháp lý và là một loại chữ ký điện tử hay không. Tuy nhiên, chữ ký scan chỉ có giá trị pháp lý khi được đảm bảo an toàn và đáp ứng được các điều kiện quy định về giao dịch điện tử.

2. Quy trình scan chữ ký từ hình ảnh đơn giản nhất

Hướng dẫn quy trình scan chữ ký từ hình ảnh đơn giản nhất

Quy trình scan chữ ký trên giấy thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

Cần chuẩn bị tài liệu (có thể là văn bản, hợp đồng,... hoặc bất kỳ tài liệu bằng giấy khác) có chứa chữ ký mà bạn muốn tiến hành scan.

Bước 2: Mở thiết bị quét scan chữ ký trên giấy

Bước 3: Lựa chọn khu vực có chữ ký để scan. Đưa máy quét hoặc thiết bị di động có chứa ứng dụng để scan vào vị trí cụ thể, căn chỉnh khung hình sao cho quét hết dữ liệu cần scan.

Bước 4: Scan tài liệu và bấm nút “Scan” trên máy quét hoặc “Chụp ảnh” trên ứng dụng. Kết quả chữ ký số sẽ được tạo ra từ chữ ký trên giấy sau khi scan.

Bước 5: Lưu chữ ký scan vào sử dụng. Hình ảnh chữ ký scan có thể sử dụng khi ký các tài liệu điện tử, giao dịch trực tuyến hoặc hệ thống điện tử để xác thực danh tính của chủ sở hữu.

3. Nên scan chữ ký bằng máy quét hay ứng dụng trên điện thoại?

Nên scan chữ ký bằng máy quét hay ứng dụng trên điện thoại?

Scan chữ ký bằng máy quét và điện thoại là 02 cách phổ biến để chuyển đổi chữ ký tay thành dạng kỹ thuật số hiện nay. Một số tiêu chí phân biệt 02 hình thức scan chữ ký như sau:

Tùy vào yêu cầu và mục đích sử dụng của mỗi người sẽ có nhu cầu sử dụng thiết bị scan khác nhau. Nhìn chung, cả 02 thiết bị đều có những ưu, nhược điểm riêng phù hợp với nhu cầu của mỗi người. 

4. Những lưu ý khi scan chữ ký hình ảnh bạn nên biết

Khi scan chữ ký hình ảnh, có một số điểm quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của chữ ký như sau:

- Đảm bảo chất lượng chữ ký scan đủ tốt để ký số rõ ràng, sắc nét. Nếu bạn sử dụng máy quét để scan hình ảnh thì hãy đảm bảo máy quét được cài đặt đúng cách. Còn nếu bạn sử dụng điện thoại để scan hãy đảm bảo về nguồn ánh để có ảnh chất lượng tốt.

- Đảm bảo lựa chọn chính xác khu vực chứa chữ ký cần scan để tránh việc thừa hoặc thiếu thông tin quan trọng.

- Chữ ký là thông tin quan trọng và nhạy cảm, do vậy bạn hãy đảm bảo chữ ký sau khi scan được bảo mật, lưu trữ an toàn. Tránh chia sẻ qua các thiết bị hoặc liên kết không an toàn nếu không thực sự cần thiết.

- Chữ ký số phải đúng định dạng theo yêu cầu của hệ thống (PEM, PFX, P12, DER,...)

 Như vậy, khi scan chữ ký hình ảnh hãy đảm bảo chất lượng scan, kích thước, định dạng và bảo mật dữ liệu để chữ ký scan được sử dụng bình thường.

5. Những hạn chế khi sử dụng chữ ký scan

Những hạn chế khi sử dụng chữ ký scan

Ký thủ công hay quét chữ ký trên giấy thường dễ thực hiện và đơn giản nhưng có một số hạn chế bạn cần lưu ý như:

- Khả năng giả mạo: Chữ ký scan có thể bị sao chép, giả mạo dễ hơn so với các loại chữ ký điện tử khác. Điều này sẽ làm giảm tính xác thực và đáng tin cậy của chữ ký số;

- Không bảo mật: Một chữ ký được scan có thể dễ dàng chia sẻ và lưu trữ mà không có sự kiểm soát, bảo vệ;

- Không tích hợp và xử lý tự động: Không dễ dàng tích hợp vào quy trình tự động hoặc hệ thống số, điều này gây khó khăn trong việc xử lý tự động hóa giấy tờ, thủ tục;

- Tốn thời gian khi cần ký nhiều tài liệu hoặc thực hiện giao dịch lớn.

Với những hạn chế trên, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân ưu tiên sử dụng các giải pháp số ký thông minh, an toàn và có tính bảo mật cao như chữ ký số từ xa, chữ ký số HSM, chữ ký số Token,...

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chữ ký số, EFY-CA là đơn vị đảm bảo về độ uy tín cũng như chất lượng và luôn nỗ lực mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH