Cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF có hợp lệ hay không?

Việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử vô cùng phổ biến và rộng rãi. Khi nhận tài liệu là file PDF được ký số, người nhận có thể kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số không? Cùng EFY-CA tìm hiểu về cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF có hợp lệ hay không trong bài chia sẻ dưới đây nhé.

1. Vai trò của chữ ký trên file PDF

Vai trò của chữ ký trên file PDF

Chữ ký số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thời đại công nghệ số ngày nay. Việc sử dụng chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến trong nhiều lĩnh vực như kê khai thuế điện tử, nộp hồ sơ hải quan, ký hợp đồng điện tử, thanh toán hóa đơn điện tử,...

Chữ ký số trên file PDF được dùng để thay thế cho chữ ký tay truyền thống và đảm bảo được tính bảo mật, pháp lý, tiện lợi khi thực hiện giao dịch trên môi trường số.

Để rút ngắn thời gian giao dịch, tiết kiệm chi phí, không ít doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị đều lựa chọn chữ ký số trong ký kết hợp đồng điện tử, tài liệu, văn bản lưu hành nội bộ. Trong trường hợp nhận được tài liệu, văn bản, hợp đồng định dạng file PDF được ký số thì bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ theo hướng dẫn dưới đây.

2. Cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF có hợp lệ không qua website NEAC

Cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF có hợp lệ không?

Để kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên file PDF, bạn có thể truy cập vào địa chỉ neac.goc.vn (Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Chứng thực Quốc gia NEAC) cung cấp dịch vụ kiểm tra chữ ký số miễn phí.

Quy trình kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số tại neac.go.vn được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://neac.gov.vn/vi/kiem-tra-chu-ky-so

Bước 2: Chọn “Click vào box này” hoặc ô “Chọn file tải lên” và chọn văn bản PDF cần kiểm tra.

Ngoài file PDF, hệ thống còn hỗ trợ nhiều định dạng văn bản, tài liệu, hợp đồng điện tử khác như XML, docs, json,...

Bước 3: Chọn “Kiểm tra chữ ký số” ở góc dưới cùng để kiểm tra file vừa tải lên.

Bước 4: Hệ thống hiển thị kết quả kiểm tra tính hợp lệ

Trạng thái chữ ký số và chứng thư số được hiển thị bao gồm các thông tin:

- Tên chữ ký: Tên chữ ký + Ký bởi đơn vị nào.

- Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra 

- Tính toàn vẹn của dữ liệu: Không bị thay đổi.

- Trạng thái chứng thư số trên chữ ký: Chứng thư số của người ký hợp lệ tại thời điểm ký số.

Trường hợp chữ ký số không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị lỗi chi tiết tại “Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ”. Chữ ký số hợp lệ sẽ được thông báo trạng thái hợp lệ tại thời điểm kiểm tra.

3. Cách xử lý khi gặp chữ ký số trên file PDF không hợp lệ

Cách xử lý khi gặp chữ ký số trên file PDF không hợp lệ

Chữ ký số chỉ được xem là hợp lệ khi đáp ứng đủ các tiêu chí về trạng thái hiệu lực của chứng thư số (như trên), quy trình tạo ra chữ ký số và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Thông tư số 41/2017/TT-BTTT, chữ ký số trên file PDF hợp lệ khi:

 “Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi:

- Việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký tại thời điểm ký còn hiệu lực.

- Chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số. 

- Văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn”.

Đồng thời, theo Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định về điều kiện chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi:

- Được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Như vậy, trong trường hợp gặp chữ ký số trên file PDF không hợp lệ, tùy theo chủ thể chữ ký số là ai sẽ có phương án xử lý phù hợp.

Nếu chủ thể chữ ký số là đối tác: Cần thông báo ngay về việc chữ ký số chưa đảm bảo, yêu cầu kiểm tra và gửi lại tài liệu, hợp đồng đúng theo yêu cầu.

Nếu chủ thể chữ ký số là doanh nghiệp của bạn: Cần liên hệ ngay tới nhà cung cấp chữ ký số và yêu cầu hỗ trợ để khắc phục. Trường hợp chữ ký số hết hạn thì phải gia hạn và thực hiện ký số lại.

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF có hợp lệ hay không? Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn đọc đảm bảo sử dụng chữ ký số an toàn và hợp lệ.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH