Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Tiện ích mà công nghệ thông tin và truyền thông hiện đại đã hình thành những thói quen giao dịch mới. Các bên trong giao dịch có xu hướng thực hiện việc trao đổi thông tin, ký hợp đồng và thực hiện giao dịch dưới dạng điện tử thường xuyên hơn. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang có những diễn biến phức tạp như hiện nay thì việc thực hiện ký kết hợp đồng điện tử EFY không cần gặp mặt trực tiếp là một giải pháp tối ưu. Nhưng quy trình ký kết hợp đồng điện tử EFY qua email như thế nào? Cùng EFY tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé
Quy trình ký hợp đồng điện tử qua Email
>> Tìm hiểu: Hợp đồng điện tử là gì? Quy định pháp lý về hợp đồng điện tử
Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định Hợp đồng điện tử: là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu trong đó có bao gồm hình thức email. Như vậy hợp đồng giao kết qua email vẫn phát sinh hiệu lực
- Phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử.
- Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực, phương tiện và qui chế quản lý. Nhân lực tham gia phải thực sự trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Phương tiện phải hiện đại bảo đảm chất lượng, qui chế quản lý phải chặt chẽ và đầy đủ.
- Các bên phải thống nhất được với nhau về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax trong đó phải thỏa thuận rõ về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, tính toàn vẹn của dữ liệu, qui trình khởi tạo dữ liệu qua fax, qui trình gửi, qui trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực, qui tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…
- Các bên phải đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ…
- Các bên phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy theo tính chất của từng giao dịch.
Ngoài ra, cùng với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc phụ trợ làm tăng thêm tính minh bạch và tính chứng cứ của giao dịch.
Hợp đồng điện tử là một hình thức mới, vì vậy nhiều khách hàng chưa quen với việc ký kết hợp đồng trực tuyến. Thực chất, hiện nay các đơn vị cung cấp điện nước, điện thoại, mính tính,…đã chuyển qua sử dụng hợp đồng điện tử. Hình thức giao kết này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tối đa chi phí nguồn nguyên liệu giấy hay tiết kiệm thời gian đi lại
Quy trình ký hợp đồng điện tử qua Email
Việc ký hợp đồng điện tử EFY có thể thực hiện từ email, áp dụng với người ký không có tài khoản hoặc đã có tài khoản tại EFY
Người tham gia nhận được email thông báo xem xét và ký hợp đồng điện tử. Thông tin email gồm: Tên hợp đồng, thông tin người tạo, đường dẫn để xem hợp đồng và “Mã xác thực” đăng nhập.
Bước 1: Truy cập từ email để xem hợp đồng: Người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smart phone…
- Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận thiết bị USB token để phục vụ việc ký số.
- Để thực hiện xem xét hoặc ký, người tham gia chọn nút [Xem tài liệu] trong email, hệ thống hiển thị màn hình xác nhận truy cập. Nhập địa chỉ email nhận mail thông báo và mã truy cập đã gửi vào email tại màn hình xác thực truy cập để xem nội dung hợp đồng và thực hiện xem xét hoặc ký hợp đồng điện tử.
- Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng, các ô dữ liệu cần điền.
- Sử dụng phím di chuyển lên xuống để di chuyển nhanh đến trang có ô dữ liệu cần điền và trang có chữ ký.
- Để điền thông tin vào ô dữ liệu, nhấp trỏ chuột trên màn hình máy tính hoặc nhấp tay vào màn hình tablet/điện thoại smartphone Người dùng nhập thông tin vào ô dữ liệu (nếu có).
Bước 2: Xem xét hợp đồng
Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi hợp đồng điện tử được chuyển đến cho người ký hoặc những người xem xét tiếp theo.
- Người xem xét có thể phải hoàn tất điền một số thông tin trên hợp đồng nếu người tạo có yêu cầu. Các ô thông tin cần điền được hiển thị trong hợp đồng
- Sau khi điền các ô thông tin, người dùng chọn vào ô xác nhận việc đã đọc hiểu và đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử để chuyển sang bước xác nhận hoàn tất xem xét.
- Trường hợp chưa điền hết thông tin, muốn lưu lại nội dung đã điền để lần sau quay lại xử lý tiếp, người dùng chọn vào nút lưu thao tác. Thông tin đã điền sẽ được bảo lưu để người dùng tiếp tục xử lý trong phiên đăng nhập sau.
- Để tải bản hợp đồng xuống máy trạm, chọn nút [Tải xuống]
- Nếu đồng ý với nội dung hợp đồng, chọn nút [đã xem xét] để xác nhận. Hệ thống chuyển hợp đồng về chế độ chỉ xem với người dùng hiện tại, đồng thời gửi email
- Nếu không đồng ý với nội dung hợp đồng, chọn nút [Từ chối].
Lưu ý: Người dùng TỪ CHỐI tại bước này đồng nghĩa với việc hơp đồng điện tử bị dừng luồng ký và không còn hiệu lực. Hệ thống gửi email thông báo việc hợp đồng điện tử bị từ chối đến người tạo và những người đã nhận được email xử lý hợp đồng này trước đó. Hệ thống dừng không gửi email yêu cầu xem xét/ký đến những người còn lại trong luồng ký.
Bước 3: Ký hợp đồng
- Ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh hoặc ký điện tử lên hợp đồng. Người ký có thể phải hoàn tất điền một số thông tin trên hợp đồng điện tử nếu người tạo có yêu cầu. Các ô thông tin cần điền được hiển thị trong hợp đồng. đến những người xử lý tiếp theo. Màn hình hiển thị trạng thái người dùng đã hoàn tất xem xét.
- Để ký ảnh lên hợp đồng, di chuyển đến trang ký bằng nút chuyển nhanh ( / ), chọn vào biểu tượng bút ký trên hợp đồng.
- Hệ thống hiển thị màn hình ký cho phép người dùng chọn: ký ảnh bằng tải file hoặc vẽ trực tiếp trên màn hình.
- Sau khi chọn ảnh hoặc vẽ tay chữ ký, chọn nút để điền chữ ký vào hợp đồng điện tử.
- Để sửa lại chữ ký ảnh đã điền, chọn lại vào chữ ký ảnh để vẽ lại hoặc chọn file ảnh thay thế.
- Trường hợp chưa điền hết thông tin, muốn lưu lại nội dung đã điền và chữ ký ảnh để lần sau quay lại xử lý tiếp, người dùng chọn vào nút [Thông tin đã điền và chữ ký ảnh sẽ được bảo lưu để người dùng tiếp tục xử lý trong phiên đăng nhập sau]
- Để tải bản hợp đồng điện tử xuống máy trạm, chọn nút [Tải xuống]
- Sau khi điền các ô thông tin, người dùng chọn vào ô [xác nhận việc đã đọc hiểu và đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử] để chuyển sang bước xác nhận hoàn tất ký.
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết quy trình ký hợp đồng điện tử EFY qua email. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn, giúp bạn dễ dàng và có trải nghiệm tốt hơn trong việc giao kết hợp đồng trên nền tảng số với EFY Việt Nam
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 900
Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ
HaTT_TT
Tin tức liên quan
