Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Theo nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định từ ngày 01/07/2025, tất cả tổ chức hành nghề công chứng phải triển khai sử dụng chữ ký số để ký phê duyệt hồ sơ công chứng. Dưới đây là thông tin chi tiết về quy định bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng. Cùng EFY-CA tìm hiểu nhé.
Bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng từ ngày ngày 01/07/2025 theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP
Căn cứ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP từ ngày 01/07/2025:
- Tổ chức hành nghề công chứng bắt buộc phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng.
- Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải đảm bảo chính xác về nội dung tương tự như hồ sơ giấy trước đó. Tổ chức hành nghề công chứng xác nhận hồ sơ công chứng bằng chữ ký số trước khi thực hiện lưu trữ.
Đối tượng sử dụng chữ ký số trong văn phòng công chứng bao gồm:
- Tổ chức hành nghề công chứng: Người đại diện pháp lý của văn phòng công chứng sử dụng chữ ký số tổ chức để ký các tài liệu, văn bản mang tính pháp lý của văn phòng công chứng
- Công chứng viên (cá nhân trong tổ chức) bắt buộc sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản công chứng điện tử để đảm bảo tính cá nhân hóa, trách nhiệm và xác thực từng giao dịch công chứng.
Sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức văn phòng công chứng, cụ thể:
- Tăng cường tính pháp lý và bảo mật: Xác thực người ký một cách chính xác, đảm bảo minh bạch và hợp pháp trong các văn bản công chứng. Tránh được gian lận, giả mạo chữ ký nhờ mã hóa bảo mật của chữ ký số. Chữ ký điện tử được pháp luật công nhận về tính pháp lý tương tự như chữ ký tay.
- Giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức, tăng hiệu quả xử lý công việc nhờ ký kết mọi loại hợp đồng, văn bản công chứng qua môi trường số mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Hỗ trợ quản lý và tra cứu hồ sơ một cách dễ dàng nhờ hồ sơ được lưu trữ số hóa trên hệ thống. Từ đó nâng cao tính đồng bộ và minh bạch cho văn phòng công chứng.
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Tổ chức tiết kiệm đáng kể khoản chi phí in ấn, lưu kho hồ sơ giấy, giảm chi phí đi lại ký kết hồ sơ, giấy tờ giữa các bên.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín của văn phòng công chứng nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của văn bản công chứng.
Văn phòng công chứng cần mua và đăng ký sở dụng chữ ký số với cơ quan quản lý chuyên môn
Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định văn phòng công chứng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số điện tử.
Để đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật, văn phòng công chứng cần phải làm những gì?
Mua và sử dụng chữ ký số cho tổ chức, cá nhân
- Chọn mua chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam cấp.
- Sau đó sử dụng chữ ký số điện tử để ký vào văn bản công chứng theo quy định, đảm bảo tính bảo mật và tính pháp lý.
Đăng ký chữ ký số với cơ quan quản lý chuyên môn
Sau khi mua chữ ký số, văn phòng công chứng thực hiện đăng ký và khai báo sử dụng chữ ký số với cơ quan quản lý chuyên môn như trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng.
Điều này giúp công nhận tính pháp lý của chữ ký số, đảm bảo kết nối và đồng bộ dữ liệu với hệ thống quản lý công chứng quốc gia.
Cập nhật phần mềm quản lý hồ sơ công chứng tương thích với chữ ký số của tổ chức và cá nhân
Mua máy scan số hóa hồ sơ
- Sử dụng máy scan để số hóa toàn bộ hồ sơ công chứng giấy sang định dạng PDF. Các bộ hồ sơ điện tử này được lưu trữ, quản lý và ký số tuân thủ theo quy định về lưu trữ hồ sơ điện tử
- Việc số hóa hồ sơ điện tử giúp quá trình lưu trữ, tra cứu hồ sơ, đối chiếu thông tin dễ dàng, giảm rủi ro mất mát hồ sơ giấy.
Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử được quy định cụ thể tại khoản 1 điều 50 Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Cụ thể:
Người tham gia giao dịch công chứng điện tử phải sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam cấp như EFY-CA. Hoặc có thể sử dụng chữ ký số và chứng thư chữ ký số nước ngoài được Việt Nam công nhận, trừ những trường hợp quy định khác.
Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử theo một trong 2 cách:
+ Đăng ký tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử
+ Xác thực và cấp chứng thư số qua ứng dụng VNeID hoặc các ứng dụng tương tự tại thời điểm giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư theo quy định.
Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn cá nhân, tổ chức đăng ký sử dụng dịch vụ công chứng điện tử đảm tuân thủ đúng pháp luật.
Chữ ký số EFY- CA là giải pháp chữ ký số hàng đầu cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân
EFY-CA là giải pháp chữ ký số điện tử do Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam phát triển, hỗ trợ tổ chức, cá nhân ký kết văn bản, hợp đồng một cách nhanh chóng, bảo mật. Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy đủ về các tiêu chuẩn CA công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia.
Chữ ký số được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đối với tổ chức, được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên môi trường Internet, đồng thời cũng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.
Một số ưu điểm nổi bật của chữ ký số EFY-CA:
- Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP và thông tư 16/2019/TT-BTTTT của Bộ TT&TT.
- Đáp ứng nghiệp vụ giao dịch điện tử: Xuất hóa đơn điện tử, kê khai/nộp thuế điện tử, BHXH, ký hợp đồng điện tử.
- Bảo mật, an toàn tuyệt đối.
- Tích hợp sẵn trong phần mềm hóa đơn điện tử, Thuế điện tử, BHXH, kế toán, bán hàng, nhân sự…
- Chi phí hợp lý, thủ tục đăng ký đơn giản.
- Đội ngũ chuyên viên tận tâm, hỗ trợ 24/7 mọi thắc mắc của khách hàng trong suốt thời gian sử dụng CKS.
Quý khách hàng muốn được tư vấn thêm về chữ ký số, đăng ký sử dụng chữ ký số vui lòng liên hệ tổng đài Miền Bắc: 19006142 hoặc Miền Nam: 19006139 để được hỗ trợ nhanh chóng.
Trên đây là quy định chi tiết về bắt buộc sử dụng chữ ký số cho văn phòng công chứng từ ngày 01/07/2025. Tổ chức văn phòng công chứng cần tìm hiểu và sử dụng chữ ký số ngay hôm nay để đảm bảo tuân thủ theo quy định của Pháp luật.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899
Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ
HopLTT
