Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Chữ ký số trên văn bản điện tử có giá trị pháp lý cần phải tuân thủ quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký vị trí ký. Bài viết dưới đây của EFY-CA sẽ cùng tìm hiểu chữ ký số theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Quy định về hình ảnh chữ ký số trên văn bản điện tử
Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hình ảnh chữ ký số quy định tùy thuộc vào đối tượng sử dụng nhằm đảm bảo tính xác thực thống nhất trong hệ thống trong văn bản điện tử.
Chữ ký số của tổ chức, doanh nghiệp có giá trị tương đương như con dấu pháp nhân. Do đó quy định về hình ảnh chữ ký số như sau:
- Hình ảnh đại diện chữ ký số bắt buộc là con dấu màu đỏ của tổ chức/doanh nghiệp/cơ quan
- Kích thước của con dấu chữ ký số tương đương với kích thước con dấu thật khi đóng trên văn bản giấy
- Định dạng hình ảnh chữ ký số là .png nhằm đảm bảo chất lượng hiển thị.
Đồng thời, thông tin trên chữ ký số tổ chức phải hiển thị đầy đủ: tên của doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan cũng như thời gian ký số.
Đây là những thông tin bắt buộc để xác định thời điểm ban hành văn bản, căn cứ pháp lý cũng như đối chiếu dữ liệu sau này.
1.2 Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức
Chữ ký số của cá nhân trong tổ chức được sử dụng khi:
- Cá nhân đó thực hiện nhiệm vụ theo phân công chức năng, thẩm quyền của doanh nghiệp
- Văn bản phê duyệt của cá nhân theo quy định nội bộ
Chữ ký số cá nhân trong tổ chức được sử dụng song song với chữ ký số của doanh nghiệp trong văn bản điện tử.
1.3 Chữ ký số cá nhân
Trường hợp cá nhân không đại diện pháp nhân, hoạt động một cách độc lập thì chữ ký số được quy định đơn giản gồm:
- Hình ảnh chữ ký số cá nhân là chữ ký tay của cá nhân đó, màu xanh, định dạng .png
- Hình ảnh chữ ký số không bắt buộc hiển thị thông tin cá nhân như họ tên hay chức năng, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký số hợp lệ (*)
(*) Chữ ký số hợp lệ phải hiển thị đầy đủ thông tin chứng thư số gồm chủ thể ký, thời điểm ký, tình trạng hiệu lực của chứng thư số, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Quy định về vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử
Bên cạnh quy định về hình ảnh của chữ ký số thì vị trí đặt chữ ký số cũng được pháp luật quy định cụ thể theo từng đối tượng sử dụng chữ ký số. Cụ thể:
2.1 Vị trí chữ ký số cá nhân
Cá nhân ký tay trên văn bản giấy đúng vị trí được yêu cầu ký và phải phù hợp với thẩm quyền, trách nhiệm của người ký.
2.2 Vị trí chữ ký số của doanh nghiệp
Chữ ký số tổ chức/ doanh nghiệp cần phải đảm bảo:
- Văn bản điện tử đã có chữ ký số hợp lệ từ bên phát hành: Đơn vị/doanh nghiệp nhận không cần thực hiện ký số lại.
- Văn bản giấy được chuyển đổi sang dạng điện tử: Chữ ký số của đơn vị/doanh nghiệp được đặt tại góc trên bên phải của trang đầu tiên.
- Văn bản có đồng thời chữ ký số cá nhân và chữ ký số tổ chức: Chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan được chèn chồng lên khoảng 1/3 phần chữ ký số cá nhân của lãnh đạo, lệch về phía bên trái.
- Văn bản giấy đã có chữ ký tay và đóng dấu, sau đó được số hóa: Chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan được đặt ở góc trên cùng bên phải của trang đầu tiên.
Quy trình ký số trên văn bản điện tử
- Tất cả văn bản do doanh nghiệp/cơ quan phát hành bắt buộc phải được ký số trước khi đăng ký trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
- Đối với văn bản điện tử gửi đi: cần có đầy đủ chữ ký số cá nhân của lãnh đạo và chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan.
- Đối với văn bản giấy được số hóa: chỉ yêu cầu chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan phát hành.
- Thời gian hiển thị trên chữ ký số phải trùng khớp với thời điểm ban hành văn bản.
Văn bản tiếp nhận cần được kiểm tra chữ ký số trước khi cập nhật vào hệ thống.
- Đơn vị có quyền từ chối tiếp nhận các văn bản điện tử chưa được ký số hoặc ký không đúng quy định.
- Việc xác thực chữ ký số thực hiện theo Thông tư 41/2017/TT-BTTTT:
+ Nếu chứng thư số hợp lệ → tiếp nhận và xử lý.
+ Nếu không hợp lệ → phản hồi lại đơn vị gửi để kịp thời điều chỉnh.
- Đối với văn bản giấy sau khi số hóa: đơn vị tiếp nhận phải ký số lại bằng chữ ký số của doanh nghiệp/cơ quan trước khi cập nhật vào hệ thống quản lý.
Trên đây là tổng hợp quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử. Nếu cần tư vấn về chữ ký số, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và nhận báo giá chi tiết.
Trên đây là ứng dụng chữ ký số trong hợp đồng lao động điện tử. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899
Chữ ký số công cộng EFYCA - Hỗ trợ tận tâm - An tâm ký số !
HopLTT
