Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Chữ ký số hiện nay đã được triển khai rộng rãi trong nhiều lĩnh vực trong đó có cả các ngành giáo dục. Sử dụng chữ ký số giúp đội ngũ cán bộ nhân viên trong trường nâng cao hiệu quả quản lý các công việc liên quan. Trong bài viết hôm nay, cùng EFY-CA tìm hiểu về 5 lợi ích của chữ ký số khi được sử dụng trong các trường đại học, cao đẳng, THPT,...
Định nghĩa chữ ký số theo quy định
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn về Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số - chữ ký điện tử, chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi của một thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu này sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, chủ thể sở hữu thông điệp dữ liệu ban đầu và Khóa công khai thì có thể được định danh chính xác.
Chữ ký số được cấu tạo bởi một cặp khóa Khóa bí mật và Khóa công khai. Khóa bí mật được chủ thể sử dụng để ký CKS trong các giao dịch. Khóa công khai là do người tiếp nhận văn bản, thông điệp dữ liệu đã được ký CKS và sử dụng chứng thư số để tiến hành kiểm tra xác thực CKS.
Hiện nay, theo quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, các văn bản, tài liệu điện tử được ký bằng CKS có hiệu lực pháp luật như các văn bản được in ra, ký tên và đóng dấu.
.jpg)
5 lợi ích của chữ ký số được sử dụng trong trường học
Các doanh nghiệp nên bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc nhằm đảm bảo quy trình hành chính được thực hiện hiệu quả.
Tự động hóa quy trình là một trong những lợi ích lớn nhất của chữ ký điện tử khi sử dụng trong lĩnh vực giáo dục. Nhiều tổ chức giáo dục, trường học đã bắt đầu chuyển đổi quy trình làm việc 4.0 để đảm bảo các quy trình hành chính được thực hiện chính xác và đáng tin cậy hơn.
Các thủ tục hành chính truyền thống thường mất thêm các khoản chi phí in ấn, vận chuyển, bưu phí và các chi phí bảo trì máy in. Do vậy, việc áp dụng chữ ký điện tử sẽ giảm bớt một phần các chi phí liên quan đến các quy trình phê duyệt thủ công và dễ dàng quản lý, lưu trữ được các tài liệu, văn bản cũ.
Một trong các lợi ích lớn của chữ ký số được sử dụng trong trường học là đảm bảo an toàn cho thông tin học sinh, viên đối với các tài liệu quan trọng trong CSDL và bảo vệ khỏi bị đánh cắp. Chữ ký điện tử cho phép chia sẻ tài liệu giữa các tổ chức và phụ huynh bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào được yêu cầu.
Chữ ký số còn cung cấp cơ sở kiểm tra các dấu vết, hỗ trợ theo dõi tất cả các chi tiết quan trọng của chữ ký. Chủ thể sử dụng CKS có thể dễ dàng tìm ra người ký trong tài liệu, văn bản với thời gian và địa điểm ký.
Chữ ký điện tử được bảo mật và có tính xác minh cao hơn, chống lại các mối đe dọa như giả mạo tài liệu, giả mạo thông tin, lừa đảo hay thất lạc dữ liệu.
Nộp đơn là quá trình đầu tiên dễ dàng nhận thấy ở phần lớn các thủ tục hành chính trong trường học. Các ứng dụng của học sinh, sinh viên phần lớn xoay quanh chữ ký giấy bút truyền thống, điều này mang lại nhiều trở ngại đáng kể cho sinh viên và nhân viên hành chính của nhà trường.
Đặc biệt, với sự chuyển đổi số trong nền kinh tế và sự đẩy mạnh của các quy trình số hóa thì việc sử dụng CKS sẽ giúp cả nhà trường và học sinh, sinh viên nhanh chóng thực hiện các thủ tục hành chính. Việc áp dụng CKS cũng giúp nhà trường giám sát hiệu quả của các mẫu đơn và tự động gửi thông báo đến các phụ huynh, học sinh ký đơn xác nhận đơn giản và hiệu quả hơn.
Chữ ký điện tiện hỗ trợ ngành giáo dục là cung cấp sự tin cậy trong hoạt động tích hợp các công nghệ khác nhau. Các phòng ban khác nhau có thể tận dụng các công nghệ cũng như hệ thống khác nhau để phát huy lợi thế tiềm năng trong việc triển khai quy mô chức năng của các phòng ban.
Các giải pháp điện tử có thể tích hợp hiệu quả các quy trình quản trị khác nhau, bao gồm quản lý nội dung tổ chức, tự động hóa bán hàng, hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ sinh viên. Việc tích hợp các giải pháp CKS tinh vi, mới nhất nhằm đảm bảo chuyển đổi kỹ thuật số toàn diện tới phạm vi bao phủ tất cả các quy trình hành chính giáo dục.
Việc sử dụng CKS giúp phía nhà trường có thể xác minh thông tin của phụ huynh, học sinh, sinh viên trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính. Việc tự động hóa quy trình có thể dễ dẫn đến các hoạt động gian lận, lừa đảo,... Tuy nhiên, với CKS được sử dụng 2 lớp khóa Khóa bí mật và Khóa công khai (chứng thư số) sẽ hỗ trợ nhà trường tối đa trong việc xác nhận thông tin định danh.
Hiện nay, có nhiều cách để tạo chữ ký số - chữ ký điện tử. Mỗi một chữ ký được khởi tạo thông thường chỉ mất vài lần “click” là sẽ được lưu trữ trong các tài khoản của chủ thể sở hữu. Việc ứng dụng CKS trong trường học còn giúp học sinh, sinh viên dễ dàng thực hiện các giao kết hợp đồng hay giao dịch trong tương lai mà đảm bảo tính xác thực hơn.
Trên đây là 5 lợi ích của chữ ký số khi được sử dụng trong ngành giáo dục nói chung và trường học nói riêng. Dịch vụ EFY-CeCA chứng thực hợp đồng điện tử sử dụng ký số vừa qua vinh được nhận giấy phép Chứng thực do Bộ Công Thương cấp phép. Mọi thắc mắc liên quan đến chứng thực hợp đồng và chữ ký điện tử vui lòng liên hệ hotline để được giải đáp và tư vấn nhanh chóng, chính xác nhất.