Người dùng cần biết 5 hoạt động quản lý chữ ký số quan trọng 

Quản lý chữ ký số là hoạt động quan trọng không thể thiếu đối với người dùng trong quá trình sử dụng chữ ký số. Sau khi đăng ký dịch vụ chữ ký số, người dùng cần nắm rõ các công việc cần thực hiện trong lĩnh vực quản lý chữ ký số để việc ký số điện tử diễn ra hiệu quả và thuận lợi. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA tìm hiểu về 5 hoạt động quản lý chữ ký số quan trọng nhất nhé.

1. Quản lý chữ ký số là gì?

Thế nào là quản lý chữ ký số?

Quản lý chữ ký số là việc người dùng thực hiện tổ chức, nắm bắt, kiểm soát các hoạt động trong quá trình sử dụng chữ ký số. Đây là công việc quan trọng mà bạn cần nắm để đảm bảo quá trình sử dụng chữ ký số hiệu quả.

Lợi ích của việc quản lý chữ ký số:

- Đảm bảo quá trình ký số diễn ra thuận lợi

Việc quản lý chữ ký sẽ giúp đảm bảo quá trình ký số thuận lợi, thông suốt và kịp thời giải quyết các sự cố phát sinh. Từ đó, góp phần làm cho việc ký số trong giao dịch điện tử không bị gián đoạn bởi các yếu tố như chưa kịp gia hạn, nhầm lẫn chữ ký số hết hạn,...

- Tiết kiệm thời gian, ký số nhanh chóng

Biết cách quản lý chữ ký số sẽ giúp tiết kiệm thời gian, ký số văn bản, tài liệu và thực hiện giao dịch điện tử nhanh chóng. Đồng thời, hạn chế tối đa tình trạng mất thời gian xử lý những sự cố phức.

- Tối ưu chi phí khi thực hiện giao dịch điện tử

Hỗ trợ người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị mà không cần tốn nhiều chi phí in ấn, đi lại, thủ tục,... Đặc biệt quản lý chữ ký số hiệu quả sẽ giúp người dùng tiết kiệm được những khoản chi phí phát sinh khi phải giải quyết các vấn đề liên quan đến chữ ký số.

- Nâng cao tính bảo mật

Bảo mật thông tin chứng thư số và các dữ liệu, văn bản ký số và tránh được tình trạng rò rỉ, mất cắp thông tin.

2. 5 hoạt động quản lý chữ ký số bạn cần biết

5 hoạt động quản lý chữ ký số bạn cần biết

Sau khi đăng ký sử dụng chữ ký số EFY-CA, người dùng cần chú ý quản lý chữ ký số thông qua cách thực hiện các hoạt động như cấp lại mật khẩu, kiểm tra thời hạn chữ ký số, gia hạn, cập nhật chữ ký sau khi gia hạn, xóa chữ ký số hết hạn,...

2.1. Cập nhật lại mật khẩu USB Token

Việc cấp lại mật khẩu chữ ký số thường được tiến hành trong trường hợp người dùng gặp lỗi chữ ký số bị khóa. Nguyên nhân có thể do người dùng quên mật khẩu USB Token dẫn đến việc nhập sai mã PIN quá lần quy định hoặc do chữ ký số đã quá hạn sử dụng.

Khi cần cấp lại mật khẩu chữ ký số, người dùng có thể liên hệ đến nhà cung cấp chữ ký số (tổng đài của EFY Việt Nam 1900 6142) để được tư vấn viên hướng dẫn cách lấy lại mật khẩu thông qua UltraViewer hoặc gửi mật khẩu về email đăng ký.

2.2. Kiểm tra thời hạn chữ ký số

Chữ ký số là sản phẩm công nghệ chỉ cho phép người dùng trong 1 khoảng thời gian nhất định (từ 1-3 năm tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn đăng ký). Vì vậy, để quản lý chữ ký số hiệu quả, người dùng cần nắm rõ thời hạn của chữ ký số để đảm bảo chứng thư số luôn có hiệu lực trong quá trình ký số.

Để kiểm tra thời hạn sử dụng của chứng thư số trên USB Token EFY-CA khách hàng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bấm đúp chuột vào icon EFY-CA trên thanh thanh taskbar ở góc dưới bên phải màn hình hoặc trên màn hình Desktop 

Bước 2: Nhập chính xác mã PIN của USB Token rồi chọn Chấp nhận

Bước 3: Khi cửa sổ hiển thị tên của cá nhân/đơn vị sử dụng chữ ký số thì bấm vào ô “+” trước “Tên đơn vị” rồi bấm “Chứng thư số” rồi chọn “Xem”.

Trường hợp nếu kiểm tra thời hạn trực tiếp trên thiết bị USB Token theo hướng dẫn trên mà không có kết quả, bạn liên hệ trực tiếp đến tổng đài 19006142 – nhánh 3 để được tư vấn và hỗ trợ.

2.3. Gia hạn chữ ký số hết hạn

Khi hết hạn sử dụng, chữ ký số sẽ không còn hỗ trợ người dùng thực hiện ký số trong giao dịch điện tử và gián đoạn, ảnh hưởng công việc. Do đó, bên cạnh việc nắm rõ thời hạn sử dụng chứng thư số, bạn cần kịp thời gia hạn chữ ký số khi hết hạn.

Để tiến hành gia hạn chữ ký số, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số EFY-CA

Bước 2: Lựa chọn gói dịch vụ gia hạn chữ ký số. Tham khảo bảng giá chữ ký số EFYF-CA tại đây

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ gồm:

- Giấy đăng ký cấp chứng thư số EFY-CA (do người đại diện pháp luật ký và đóng dấu);

- Bản photo giấy Đăng ký kinh doanh/ Quyết định thành lập công ty;

- Bản photo CMND/hộ chiếu của người đại diện pháp luật;

- Giấy xác nhận thông tin khách hàng (do người đại diện pháp luật ký và đóng dấu);

Bước 4: Gửi hồ sơ về Công ty cổ phần công nghệ tin học EFY Việt Nam

- KV phía Bắc: Tầng 9, Tòa Sannam, 78 Duy Tân, P.Dịch Vọng Hậu, Q.Cầu Giấy, Hà Nội.

- KV phía Nam: M002B Cao ốc Phú Nhuận, số 20 Hoàng Minh Giám, P.9, Q. Phú Nhuận, TP HCM.

Sau khi nhận được đầy đủ giấy tờ hồ sơ, EFY sẽ tiến hành gia hạn trong khoảng 1h đồng hồ là hoàn tất. Việc gia hạn chữ ký số sẽ được thực hiện qua TeamView hoặc UltraView.

2.4. Cập nhật chữ ký số sau khi gia hạn

Để đảm bảo an toàn thông tin và lợi ích cho người sử dụng, mỗi USB Token sẽ có 1 số serial riêng biệt. Để có thể ký số khi thực hiện kê khai điện tử, giao dịch trực tuyến, số serial này phải khớp với số mà người dùng nhập khi đăng ký tài khoản.

Sau khi hoàn tất gia hạn, chữ ký số của người dùng sẽ mang số serial mới. Vì thế, để có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số, người dùng cần cập nhật chữ ký số mới 

2.5. Không xóa bỏ chứng thư số cũ trên token để sử dụng khi cần thiết 

Chữ ký số đã hết hạn sử dụng sẽ vẫn còn hiệu lực, đặc biệt các chứng thư số được sử dụng giao dịch trên hệ thống Đấu thầu quốc gia khi chứng thư số cũ bị xóa sẽ không thể thực hiện việc đóng/mở gói thầu. Chính vì vậy, chúng ta nên giữ chứng thư số cũ trên token để sử dụng khi cần thiết.

Quản lý chữ ký số là hoạt động quan trọng mà các chủ thuê bao sử dụng chữ ký số cần chú ý. EFY-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chất lượng hàng đầu hiện nay. Chúng tôi luôn không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ để mang đến trải nghiệm sử dụng tốt nhất cho khách hàng.

3. Tìm hiểu quy định về chữ ký số đối với người dùng

Tìm hiểu quy định về chữ ký số đối với người dùng

Bên cạnh cách quản lý chữ ký số hiệu quả, người dùng cần nắm rõ các nghĩa vụ của mình trước khi ký số theo quy định tại Điều 78 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau:

- Kiểm tra trạng thái chứng thư số trên hệ thống kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;

- Nếu chứng thư số được cấp bởi NCC dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thì phải kiểm tra trạng thái của chứng thư số đó trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

- Nếu kết quả kiểm tra của 02 trường hợp trên đều còn hiệu lực thì người ký được thực hiện ký số. Ngược lại, nếu có 1 trong 2 trường hợp trên chữ ký số không có hiệu lực thì người ký không được thực hiện ký số.

Trên đây là toàn bộ nội dung tìm hiểu về 5 hoạt động quản lý chữ ký số quan trọng. Trong quá trình quản lý và sử dụng chữ ký số EFY-CA, khi cần được hỗ trợ, khách hàng có thể liên hệ qua hotline 19006142 – nhánh 3 hoặc Website efyca.vn.