Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ tại Việt Nam, chữ ký số token đã trở thành công cụ không thể thiếu với doanh nghiệp và cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử có giá trị pháp lý. Bài viết dưới đây của EFY-CA sẽ giải đáp toàn bộ chữ ký số token là gì và những kiến thức cần nắm trước khi sử dụng.
Chữ ký số token là một hình thức của chữ ký điện tử
Chữ ký số token (hay còn gọi là chữ ký số USB token) là một hình thức của chữ ký điện tử được lưu trữ trên một thiết bị phần cứng chuyên dụng có hình dạng giống chiếc USB.
Bên trong thiết bị này chứa khóa bí mật (private key) và chứng thư số (digital certificate) của người ký, được mã hóa và bảo vệ ở cấp độ phần cứng, không thể sao chép hay trích xuất ra ngoài.
Người dùng cần phân biệt rõ chữ ký số token không phải là thiết bị OTP (One-Time Password) tạo mã xác thực ngẫu nhiên. Token chữ ký số thực hiện một nhiệm vụ duy nhất và đặc thù hơn đó là ký xác nhận tài liệu điện tử bằng khóa mật mã học có giá trị pháp lý (theo Luật Giao dịch điện tử 2023)
Hiểu đơn giản thì nếu chữ ký tay trên giấy là bằng chứng bạn đã xác nhận một văn bản vật lý, thì chữ ký số token chính là “chữ ký tay kỹ thuật số” của bạn trên môi trường điện tử. Chữ ký số token có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, thậm chí khó làm giả hơn vì được bảo vệ bởi mật mã học.
- Khóa bí mật (Private Key): Đây là “trái tim” của thiết bị. Khóa bí mật được tạo ra và lưu trữ ngay trong chip của token, được thiết kế để không thể xuất ra hay sao chép sang thiết bị khác. Đây chính là yếu tố đảm bảo tính duy nhất và an toàn của chữ ký số.
- Chứng thư số (Digital Certificate): Chứa thông tin định danh của chủ sở hữu (tên, mã số thuế, tổ chức...) và khóa công khai tương ứng. Chứng thư được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
- Mã PIN bảo vệ: Người dùng phải nhập đúng mã PIN mới có thể kích hoạt quá trình ký. Nếu nhập sai quá số lần cho phép, token sẽ tự khóa để chống truy cập trái phép.
- Driver và phần mềm kết nối: Cho phép máy tính nhận diện token và tương tác với các ứng dụng ký số.
Nguyên lý hoạt động của chữ ký số token
Khi người dùng thực hiện ký số, phần mềm sẽ tạo ra một “dấu vân tay kỹ thuật số” (hash) của tài liệu cần ký.
Sau đó, người dùng cắm token và nhập mã PIN để xác nhận. Chip trong token sử dụng khóa bí mật để mã hóa hash đó, tạo ra chữ ký số. Chữ ký này được đính kèm vào tài liệu.
Bất kỳ ai nhận tài liệu cũng có thể dùng khóa công khai (trong chứng thư số) để xác minh chữ ký và phát hiện nếu nội dung bị thay đổi sau khi ký.
Hiện nay, chữ ký số token được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết các giao dịch điện tử có yêu cầu pháp lý tại Việt Nam. Cụ thể:
Đối với doanh nghiệp:
- Kê khai và nộp thuế điện tử qua cổng eTax của Tổng cục Thuế
- Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS
- Phát hành và ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Đăng ký và nộp báo cáo bảo hiểm xã hội qua cổng BHXH điện tử
- Ký hợp đồng điện tử, văn bản nội bộ và giao dịch ngân hàng
- Nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến
Đối với cá nhân:
- Kê khai thuế thu nhập cá nhân trực tuyến
- Ký các hợp đồng điện tử cá nhân
- Thực hiện giao dịch chứng khoán, ngân hàng điện tử
- Đăng ký dịch vụ hành chính công và các giao dịch có yêu cầu xác thực danh tính
Lưu ý: Chữ ký số token chỉ có hiệu lực pháp lý khi chứng thư số còn trong thời hạn, được cấp bởi nhà cung cấp được cấp phép, và nội dung tài liệu không bị thay đổi sau khi ký. Đây là điều kiện bắt buộc theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.
Như mọi công nghệ, chữ ký số token có những điểm mạnh vượt trội nhưng cũng tồn tại những hạn chế nhất định mà người dùng cần cân nhắc.
- Bảo mật cấp phần cứng: Khóa bí mật không thể sao chép hay đánh cắp từ xa vì được lưu trong chip vật lý. Ngay cả khi máy tính bị nhiễm virus hay bị xâm nhập, tin tặc cũng không thể lấy được khóa bí mật từ token.
- Giá thành hợp lý: Chi phí đầu tư ban đầu cho một token chữ ký số tương đối thấp, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Tương thích rộng: Hầu hết các hệ thống của cơ quan nhà nước tại Việt Nam (thuế, hải quan, BHXH, hóa đơn điện tử...) đều hỗ trợ chữ ký số token theo chuẩn quy định.
- Dễ phân công nội bộ: Doanh nghiệp có thể giao token cho nhân viên ký ủy quyền trong phạm vi được phép, thuận tiện cho quản lý vận hành.
- Phải mang theo thiết bị vật lý: Không như chữ ký số từ xa (remote signing), chữ ký số token yêu cầu người dùng phải có mặt trực tiếp với thiết bị. Quên token ở nhà đồng nghĩa với việc không thể ký bất cứ tài liệu nào.
- Khó sử dụng trên thiết bị di động: Phần lớn USB token không tương thích với điện thoại thông minh hay máy tính bảng, gây bất tiện trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến.
- Rủi ro mất, hỏng thiết bị: Nếu token bị mất hoặc hư hỏng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thu hồi chứng thư số cũ, mua token mới và đăng ký lại - tốn thời gian và chi phí.
- Hạn chế khi ký khối lượng lớn: Mỗi lần ký đều yêu cầu nhập PIN và thao tác thủ công, khiến token không phù hợp với các doanh nghiệp cần ký hàng trăm - hàng nghìn tài liệu mỗi ngày.
Quy trình sử dụng chữ ký số token
Để sử dụng chữ ký số token hiệu quả và tránh các lỗi thường gặp, người dùng cần thực hiện đúng các bước sau:
Bước 1 - Cài đặt driver và phần mềm: Kết nối token với máy tính, cài đặt driver theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Kiểm tra xem máy tính đã nhận diện được token chưa trước khi thực hiện ký.
Bước 2 - Kiểm tra thông tin chứng thư số: Mở phần mềm quản lý token, xác nhận chứng thư số còn hiệu lực (chưa hết hạn) và thông tin trên chứng thư khớp với thông tin của tổ chức/cá nhân. Đây là bước nhiều người bỏ qua dẫn đến ký tài liệu bằng chứng thư đã hết hạn.
Bước 3 - Đổi mã PIN mặc định: Khi nhận token mới, hãy đổi mã PIN mặc định ngay lập tức. Tuyệt đối không dùng mã PIN dễ đoán (ngày sinh, 123456...) và không chia sẻ PIN với bất kỳ ai.
Bước 4 - Thực hiện ký tài liệu: Mở tài liệu cần ký, chọn chức năng ký số, xác nhận chứng thư số đúng, nhập mã PIN khi được yêu cầu, và lưu tài liệu đã ký.
Bước 5 - Xác minh chữ ký sau khi ký: Luôn kiểm tra lại tài liệu sau khi ký để đảm bảo chữ ký được đính kèm thành công và thông tin hiển thị chính xác.
Chữ ký số token không chỉ là một chiếc USB thông thường - đây là thiết bị bảo mật đặc biệt mang theo “con dấu pháp lý” của tổ chức và cá nhân trong thế giới số.
EFY Việt Nam đang triển khai chương trình ưu đãi khi đăng ký mới và gia hạn chữ ký số EFY-CA cho khách hàng - Tặng 500 hóa đơn điện tử mới cho khách hàng đăng ký mới. Quý khách sẽ được tư vấn, hỗ trợ tận tâm trong suốt quá trình sử dụng. Để được tư vấn chi tiết, liên hệ ngay với chúng tôi theo đường dây nóng: Miền Bắc 1900 6142 - Miền Nam 1900 6139, chúng tôi rất hân hạnh được phục vụ Quý Khách hàng.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899
Chữ ký số công cộng EFYCA - Hỗ trợ tận tâm - An tâm ký số !
HopLTT
