[Giải đáp] Có bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử không?

Chữ ký số hóa đơn điện tử là chữ ký số do các bên mua, bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ký trên hóa đơn điện tử. Khác với ký tay truyền thống, chữ ký số (CKS) được tạo ra bằng phần mềm có kết nối với nền tảng phát hành hóa đơn. CKS cũng là yếu tố bắt buộc để xác định một hóa đơn điện tử có hợp pháp/hợp lệ và có đủ điều kiện để giao dịch, thanh toán hay không? Trong bài viết hôm nay, cùng EFY-CA tìm giải đáp có bắt buộc sử dụng CKS trên hóa đơn điện tử không?

1. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc sử dụng chữ ký số bắt buộc hay không tùy thuộc vào từng trường hợp và loại hóa đơn được phát hành.

1.1. Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số (CKS) ký hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, đơn vị kế toán sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế qua mạng thì trên hóa đơn bắt buộc phải có CKS của bên bán thì mới được coi là hợp lệ. Các loại hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng chữ ký số trong trường hợp này bao gồm:

- Hóa đơn GTGT;

- Hóa đơn bán hàng;

- Hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Hóa đơn điện tử ở dạng tem, thẻ, vé, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ dịch vụ ngân hàng (có mã của Cơ quan thuế);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Căn cứ theo Điểm b Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các loại hóa đơn trên, quy định về CKS của bên bán và bên mua được sử dụng như sau:

- Bên bán là tổ chức/doanh nghiệp: Dùng chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức;

- Bên bán là cá nhân tự kinh doanh, hộ kinh doanh: Dùng chữ ký số của cá nhân/người được ủy quyền hoặc đại diện theo pháp luật của hộ kinh doanh;

- Bên mua là đơn vị kế toán, cơ sở kinh đảm bảo đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số và đã thỏa thuận với bên bán thì dùng CKS của bên mua.

1.2. Trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số ký hóa đơn điện tử

Trong mọi trường hợp, CKS hóa đơn điện tử không bắt buộc ký với bên mua. Việc bên mua ký số vào hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận với bên bán nếu đáp ứng các điều kiện đã nêu ở trên.

Ngoài ra, căn cứ theo Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có CKS của đơn vị phát hành, bao gồm:

- Hóa đơn điện tử bán hàng đối với mặt hàng như xăng dầu, điện, nước, viễn thông bán cho bên mua là cá nhân không kinh doanh;

- Hóa đơn điện tử có dạng tem, thẻ, vé không có mã của cơ quan thuế;

- Chứng từ dịch vụ vận tải hàng không (như vé máy bay) xuất qua website và hệ thống TMĐT, lập theo thông lệ quốc tế và được bán cho người mua là cá nhân không kinh doanh (không áp dụng đối với người mua là cá nhân thuộc tổ chức kinh doanh hoặc không thuộc tổ chức kinh doanh)

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (mua tại trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, dịch vụ nhà hàng, khách sạn, các dịch vụ vui chơi giải trí, bán lẻ thuốc,...)

- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

2. Có nên sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử hay không?

Mắc dù có nhiều trường hợp không nhất thiết phải có CKS của bên bán hoặc bên mua. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử vẫn được Nhà nước khuyến khích sử dụng nhờ các ưu điểm.

Nên hay không nên sử dụng chữ ký số

2.1. Đối với cá nhân thực hiện giao dịch

- Mỗi cá nhân được cấp một chữ ký số hợp lệ, riêng biệt, xác thực rõ ràng danh tính và không sử dụng chung với người khác;

- Không giới hạn chỉ hóa đơn điện tử mà chữ ký số cá nhân còn dễ dàng thực hiện mọi giao dịch trên Internet. Giúp bạn không mất thời gian di chuyển, xếp hàng mà còn đảm bảo an toàn và tin cậy.

- Có thể lựa chọn giải pháp ký số từ xa không dùng thiết bị vật lý như USB Token với thủ tục đăng ký online hoàn toàn, miễn phí, tiện lợi và đơn giản.

2.2. Đối với doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước thực hiện giao dịch

Thực hiện ký số trực tuyến - Các giao dịch, thỏa thuận hợp tác kinh doanh được thực hiện trên môi trường số, không phải di chuyển, đi lại. Ngoài ra, tổ chức dễ dàng xử lý được lượng lớn tài liệu hàng ngày và kết nối với nhiều phần mềm, nền tảng trực tuyến.

An toàn, bảo mật cao - Bảo vệ tuyệt đối dữ liệu và thông tin quan trọng của các bên, tránh nguy cơ bị giả mạo hoặc sao chép;

Truy xuất nguồn gốc dữ liệu - Hóa đơn điện tử được lưu trữ nội bộ trong tổ chức. Phần mềm có thể hỗ trợ bạn xác định nguồn gốc dữ liệu, ai là người soạn và ký hóa đơn đó;

Tối ưu chi phí - Tiết kiệm các loại chi phí như mực in, giấy in, bảo trì, vận chuyển, nộp hồ sơ lên cơ quan hành chính, lưu trữ và bảo quản chứng từ;

Tiết kiệm thời gian tối đa - Ký kết hợp đồng mọi lúc mọi nơi chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính/điện thoại;

Đảm bảo tính pháp lý, hợp lệ - Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, độ xác thực của tài liệu ngang với chữ ký tay và con dấu. Tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng văn bản có CKS cho mọi giao dịch, thủ tục hành chính hay giải quyết tranh chấp;

Như vậy, chữ ký số mang lại nhiều lợi ích thiết thực và lâu dài cho cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp. Chữ ký số giúp thực hiện công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và không gian lưu trữ đồng thời tăng khả năng bảo mật, an toàn hơn. Sử dụng chữ ký số chính là sự lựa chọn cần thiết để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số trên toàn cầu. 

Trên đây là toàn bộ nội dung giải đáp có bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử hay không. Tùy theo từng trường hợp mà chữ ký số là yếu tố bắt buộc và không bắt buộc với hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số đang được khuyến khích nhờ khả năng kiểm tra độ tin cậy, xác thực và đảm bảo dữ liệu được gửi đi một cách an toàn.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH