Những điều cần biết khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và tiện ích hơn bao giờ hết trong thời đại 4.0. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của mỗi giao dịch, việc áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là không thể thiếu. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA tìm hiểu về những điều cần biết khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhé.

1. Hiểu về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Những điều cần biết khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

1.1. Chữ ký số là gì?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa như sau:

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi trên.”

Chữ ký số có tính pháp lý tương đương với chữ ký tay thông thường. Tuy nhiên, người dùng nên lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký uy tín để đảm bảo quyền lợi của mình.

1.2. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử. Quy định về hóa đơn điện tử được nêu rõ tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC:

“Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Hóa đơn điện tử phổ biến thường được sử dụng gồm hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác như vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,...; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, thu phí dịch vụ ngân hàng, trường học,....

Nguyên tắc cần đảm bảo khi xuất hóa đơn điện tử là xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

1.3. Mối quan hệ giữa chữ ký số và hóa đơn điện tử

Phần lớn hóa đơn điện tử được dùng dưới dạng hóa đơn GTGT, thu tiền phí,... Chính vì được sử dụng rộng rãi và thường xuyên nên hóa đơn điện tử cần những công cụ để xác thực và minh chứng cho sự chính xác của hóa đơn đó.

Vậy nên, chữ ký số sẽ là minh chứng cho việc bên mua - bán đồng ý với thỏa thuận được ghi và xác nhận giá trị pháp lý của hợp đồng. Đồng thời đảm bảo sự an toàn cho các giao dịch điện tử của 02 bên.

Bởi các thông tin của hóa đơn điện tử như tên, MST, thời gian khởi tạo, gửi, nhận, giá trị hóa đơn, lưu trữ,... đều được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử nên việc phát triển dịch vụ chữ ký số đi kèm là cần thiết.

2. Những lưu ý cần biết khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Những lưu ý cần biết khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

2.1. Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và 2 bên mua - bán thỏa thuận rằng người mua sẽ tuân thủ các điều kiện kỹ thuật để ký số và ký điện tử trên hóa đơn điện tử cho người bán tạo ra thì người mua phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử đó.

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị: Chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số được đăng ký đại diện cho đơn vị đó.

Trường hợp người bán là cá nhân: Chữ ký số phải được đăng ký trực tiếp bởi cá nhân hoặc được ủy quyền cho người khác.

2.2. Trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử gồm:

- Hóa đơn điện tử không cần chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi xuất hóa đơn cho khách nước ngoài. Nếu người mua là doanh nghiệp và 2 bên thỏa thuận về việc người mua đảm bảo kỹ thuật ký số, thì hóa đơn điện tử sẽ có chữ ký số của cả người mua và người bán;

- Hóa đơn điện tử do cơ quan Thuế cấp;

- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho người mua là cá nhân không kinh doanh;

- Hóa đơn điện tử tại siêu thị hoặc trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh;

- Hóa đơn điện tử dạng vé, tem, thẻ (trừ trường hợp vé, tem, thẻ có mã từ cơ quan Thuế);

- Hóa đơn điện tử từ dịch vụ vận tải hàng không qua website và thương mại điện tử;

- Tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không dành cho cá nhân trong tổ chức;

- Hóa đơn thanh toán interline giữa các hãng hàng không;

Dựa trên tình hình thực tế và mục đích sử dụng mà các trường hợp hóa đơn điện tử nêu trên không nhất thiết phải có chữ ký số. Tuy nhiên, để đảm bảo tính xác thực hoặc nhu cầu lưu trữ thì bên mua và bên bán có thể thống nhất bổ sung chữ ký số trên hóa đơn.

3. Thời điểm lập và thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử

Thời điểm lập và thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử

3.1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định

Tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

Đối với hóa đơn điện tử cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành xong thỏa thuận cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu tiền dịch vụ đã được thanh toán trước khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn điện tử tại thời điểm thu tiền.

Trường hợp người mua không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lưu trữ thông tin thanh toán theo ngày để tổng hợp hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn nếu khách yêu cầu.

3.2. Quy định về thời hạn sử dụng hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Theo quy định tại Điều 12, 13 và 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP về thời gian lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán, thời hạn lưu trữ của hoá đơn điện tử là 10 năm.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử, khi hết thời hạn quy định mà không có yêu cầu khác của cơ quan có thẩm quyền thì có thể tiêu huỷ hoá đơn điện tử.

Trên đây là toàn bộ thông tin tìm hiểu về những điều cần biết khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Hy vọng với những nội dung hữu ích ở trên sẽ giúp bạn đọc nắm rõ quy định, thời gian lập, lưu trữ và trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhé.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH