Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Hiện nay, chữ ký số đang trở thành một công cụ phổ biến giúp các doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử với nhau và với cơ quan nhà nước, tổ chức khác. Vậy chữ ký số là gì? Việc thay đổi thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số trong năm 2023 được quy định như thế nào? Mời bạn đọc tìm hiểu bài viết sau đây của EFY-CA để nắm bắt được những nội dung cần thiết.
Chữ ký số là gì?
Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi chứa thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng mà người có được các thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được các vấn đề sau:
- Việc biến đổi thông điệp dữ liệu được tạo ra bằng việc dùng đúng mã khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khoá.
- Sự toàn vẹn nội dung trong thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi đó.
Các giao dịch điện tử hiện nay thường giao dịch qua phần mềm và được ký số như: Kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai BHXH điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, thực hiện các dịch vụ công trên Cổng dịch vụ công quốc gia,...
Các trường hợp thay đổi thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số
- Trường hợp thay đổi tên doanh nghiệp
Chữ ký số có các thông tin cơ bản của doanh nghiệp, do đó, nếu có thay đổi thông tin, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin chữ ký số. Theo quy định, các bước tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty trên chứng thư số được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh việc thay đổi thông tin, tên doanh nghiệp trên chữ ký số bao gồm:
Bước 2: Gửi hồ sơ yêu cầu thay đổi tên công ty cho đơn vị cung cấp chữ ký số.
Bước 3: Nhà cung cấp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu đổi tên công ty trên chứng thư số, tiến hành xác minh thông tin và hoàn tất thủ tục thay đổi tên công ty trên chứng thư số.
Bước 4: Ký xác nhận việc thay đổi thông tin trên chữ ký số mới.
Sau khi thay đổi thông tin trên chữ ký số mới thành công, doanh nghiệp ký gửi văn bản xác nhận số seri chữ ký số mạng thông tin mới tới nhà cung cấp theo cách thức mà nhà cung cấp hướng dẫn để hoàn thiện hồ sơ lưu tại đơn vị cung cấp.
Bước 5. Sau đã hoàn tất thay đổi thông tin có thể sử dụng chữ ký số có thông tin mới như bình thường.
- Trường hợp thay đổi người đại diện doanh nghiệp
Nếu tên người đại diện doanh nghiệp không giống với đăng ký kinh doanh ban đầu thì cũng không cần phải thay đổi thông tin trên chữ ký số. Chữ ký số tương tự như con dấu của doanh nghiệp, là chữ ký đại diện cho doanh nghiệp, không đại diện cho người ký. Vậy nên, người sử dụng có thể sử dụng chữ ký số một cách bình thường mà không cần đổi tên người đại diện.
- Trường hợp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Việc địa chỉ đăng ký kinh doanh bị thay đổi làm thay đổi những thông tin mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế và ảnh hưởng đến chữ ký số. Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh cần liên hệ và gửi ảnh chụp đăng ký kinh doanh mới nhất cho đơn vị cung cấp chữ ký số để được cập nhật.
- Trường hợp thay đổi mã số thuế
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hoàn toàn mã số thuế cũ bằng mã số thuế mới, lúc này chữ ký số đang sử dụng sẽ còn không còn hiệu lực. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành mua chữ ký số mới tương ứng với mã số thuế vừa được thay đổi để không làm ảnh hưởng đến công việc.
- Trường hợp mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc
Doanh nghiệp n cần mua chữ ký số mới trong trường hợp mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc nhằm phục vụ nộp tờ khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể nộp thuế bằng chữ ký số của công ty mẹ và qua tài khoản nộp thuế của công ty mẹ.
- Trường hợp mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán độc lập
Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập thì công ty con/chi nhánh đó được coi là một doanh nghiệp hoàn toàn mới, không phụ thuộc vào công ty mẹ. Công ty con này có trách nhiệm nộp tờ khai và nộp thuế riêng biệt nên cần có một chữ ký số riêng để thực hiện nghĩa vụ này. Vì vậy, doanh nghiệp cần mua thêm chữ ký số mới cho mỗi chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập mở thêm.
- Trường hợp thay đổi vốn điều lệ hoặc ngành nghề kinh doanh
Việc vốn điều lệ hay ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bị thay đổi không làm ảnh hưởng đến thông tin đã được dùng để đăng ký chữ ký số. Vì vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào với chữ ký số.
Trên đây là bài viết của EFY-CA về nội dung thay đổi thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này, doanh nghiệp và người sử dụng chữ ký số đã nắm bắt được thủ tục cần làm với chữ ký số khi thay đổi thông tin doanh nghiệp, tránh xảy ra những sai sót khi làm việc.