Giải đáp thắc mắc: Văn phòng đại diện là gì?

Hiện nay, khi các doanh nghiệp có xu hướng mở rộng kinh doanh, giới thiệu tới khách hàng những sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Những doanh nghiệp này sẽ lựa chọn việc thành lập văn phòng đại diện để hoạt động được hợp pháp. Văn phòng đại diện là gì? Đăng ký văn phòng đại diện có gì cần lưu ý? Mời bạn đọc tìm hiểu bài viết sau đây của EFY-CA.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” Điều này có nghĩa là, văn phòng đại diện giữ các chức năng đơn giản với mục đích chính nhằm:

- Liên lạc giữa công ty với khách hàng.

- Tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh

Văn phòng đại diện có chức năng hoạt động khá đơn giản, do đó cơ cấu tổ chức của văn phòng cũng đơn giản với người đứng đầu là trưởng văn phòng đại diện. Về cơ bản, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do công ty mẹ quyết định và hoạt động theo sự cho phép từ phía công ty. Thường thì, văn phòng đại diện sẽ là đại diện cho công ty trong các trường hợp ký kết hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị,...

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Muốn thành lập văn phòng đại diện phải tiến hành thủ tục như thế nào?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2020 và Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ như sau:

- Thông báo lập văn phòng đại diện;

- Bản sao quyết định thành lập, bản sao biên bản họp về việc thành văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

- Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Đồng thời, doanh nghiệp cần tuân thủ theo trình tự thủ tục thành lập được pháp luật quy định:

- Hồ sơ nộp lên cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

- Nhận kết quả giấy chứng nhận văn phòng đại diện.

Các cơ quan chức năng có đủ thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện là: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.

Thời gian giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.

3. Một số lưu ý về văn phòng đại diện

- Về tên của văn phòng đại diện:

Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên của văn phòng đại diện được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt. Trường hợp các chữ F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu, phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ Văn phòng đại diện. 

Ngoài ra, theo Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cho phép đăng ký tên văn phòng đại diện bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt hệ chữ La-tinh. 

Lưu ý: Tên riêng Không được phép sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” trong tên văn phòng đại diện

Tuân thủ các quy định của pháp luật về đăng ký văn phòng đại diện

- Về con dấu của văn phòng đại diện:

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của văn phòng đại diện. Do đó, việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện ban hành.

- Về hoạt động của văn phòng đại diện:

Dù không có chức năng kinh doanh nhưng văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết hợp đồng khi doanh nghiệp ủy quyền. 

- Về các vấn đề liên quan đến thuế:

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải nộp thuế môn bài. Ngược lại, không phải nộp thuế môn bài khi văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Hiện nay, theo Điểm c Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ cần nộp mức lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm. Nếu văn phòng đại diện thành lập từ 1/1 đến 30/6 thì nộp cả năm lệ phí môn bài tương đương 1.000.000 đồng. Trường hợp văn phòng đại diện thành lập từ 1/7 đến 31/12 thì cần nộp nửa năm tương đương 500.000 đồng. Các năm tiếp theo nộp là 1.000.000 VNĐ.

Bài viết trên đây đã giúp bạn đọc tìm hiểu về văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình mở rộng và phát triển của doanh nghiệp. Vì thế, hiểu và nắm rõ luật về văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. 

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

SenNTH