Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Trong mọi loại văn bản, tài liệu điện tử thì chữ ký nháy đóng vai trò quan trọng nhằm kiểm tra độ chính xác về nội dung, hình thức, thủ tục của văn bản. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA tìm hiểu về chữ ký nháy là gì? Ai được sử dụng chữ ký nháy và hướng dẫn cách ký nháy hợp đồng theo quy định.
Chữ ký nháy theo quy định pháp luật
Chữ ký nháy (còn gọi là ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản, tài liệu trước khi được trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo rằng nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hàng trong văn bản được kiểm tra về tính chính xác.
Căn cứ theo khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016, định nghĩa về ký tắt theo quy định như sau:
“Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước CHXHCN Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài.”
Chữ ký nháy thường được đặt ở cuối dùng hoặc cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy có thể nằm ở cuối cùng của văn bản hoặc cuối mỗi trang tài liệu, hợp đồng.
Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” trong phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. Người ký nháy không cần ký đầy đủ họ tên như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký tắt chữ ký tại những vị trí yêu cầu ký nháy.
Quy định khi ký nháy từng trang
Việc ký nháy từng trang được thực hiện theo nguyên tắc đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như đảm bảo được mục đích sử dụng ký nháy.
Vị trí của chữ ký nháy từng trang thường được đặt cuối mỗi trang. Tùy theo yêu cầu của các cá nhân, tổ chức mà vị trí ký nháy có thể thay đổi nhưng cần phải đảm bảo:
- Chữ ký nháy rõ ràng, dễ nhận biết
- Không làm ảnh hưởng đến nội dung của văn bản
- Đảm bảo được tính thẩm mỹ
Theo khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về ký ban hàng văn bản trong công tác văn thư:
"Đối với văn bản giấy khi ký phải dùng bút có mực màu xanh và không dùng các loại mực dễ phai."
Không phải ai cũng có thể ký nháy, người thực hiện ký nháy phải là người được ủy quyền ký. Người ký nháy là người có trách nhiệm theo sự phân công của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Chữ ký nháy không thể thay thế cho chữ ký đầy đủ
- Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký đầy đủ
- Ký nháy từng trang để xác nhận nội dung văn bản được ký.
Phân biệt ký nháy và ký thông thường
Ký nháy và ký thông thường (ký chính thức) là hai khái niệm khác nhau trong việc người ký xác nhận nội dung văn bản.
Chữ ký chính thức (Official Signature) là chữ ký đầy đủ, thường là tên đầy đủ của người ký và đại diện cho người ký văn bản. Chữ ký chính thức thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng như hợp đồng, văn bản pháp lý và có giá trị pháp lý. Loại chữ ký này thể hiện sự chấp thuận, cam kết hoặc xác nhận của người ký đối với nội dung văn bản đó.
Chữ ký nháy (Quotation mark) là một loại chữ ký không đầy đủ như chữ ký chính thức. Thông thường, ký nháy là một chữ ký ngắn gọn hoặc một ký hiệu đặc biệt được sử dụng tại các vị trí cần ký nháy trong văn bản. Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dùng hoặc cuối đoạn văn bản, tài liệu.
Điểm khác biệt giữa ký nháy và ký chính thức:
- Ký nháy là chữ ký ngắn gọn hoặc ký hiệu đặc biệt, trong khi đó ký chính thức là chữ ký đầy đủ và đại diện cho người ký
- Ký chính thức được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu. Trong khi đó, ký nháy thường chỉ được sử dụng để kiểm tra tính chính xác của văn bản
- Ký chính thức có giá trị pháp lý trong khi đó ký nháy không có giá trị pháp lý trong tài liệu hay hợp đồng.
Giá trị pháp lý của chữ ký nháy trong hợp đồng điện tử
Chữ ký nháy chỉ có giá trị xác nhận cá nhân đã xem xét nội dung văn bản hoặc xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung tài liệu mà chữ ký nháy được đặt.
Người ký nháy phải chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu, văn bản mà họ đã ký nháy trước khi chuyển đến lãnh đạo để ký chính thức. Trong quá trình này, người ký nháy cần tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật đặc biệt là quy định về việc đóng dấu mật.
Hướng dẫn cách ký nháy trong hợp đồng, văn bản
Theo quy định tại Mục II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư trong văn bản hành chính hiện hành, quy định về chữ ký nháy được mô tả như sau:
Chữ ký của người có thẩm quyền có thể là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử. Việc ghi rõ quyền hạn của người ký được thực hiện theo quy tắc sau:
- Đối với trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên của cơ quan, tổ chức
- Đối với trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành phải thực hiện ký như cách cấp phó ký thay cấp trưởng
- Đối với trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
- Đối với trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Quy định về đóng dấu khi ký văn bản như sau:
- Đóng dấu của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức: Dấu được đặt bên trái chữ ký và trùm lên 1/3 phần chữ ký
- Đóng dấu treo: Đối với các văn bản, tài liệu được ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Dấu được đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục
- Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đặt vào vị trí khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản và trùm lên một phần các trang sau. Mỗi dấu giáp lai có thể đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Trên đây là toàn bộ nội dung về chữ ký nháy theo quy định. Để được tư vấn chữ ký số ký nháy trong hợp đồng điện tử, bạn đọc vui lòng liên hệ đến hotline để được tư vấn và báo giá trực tiếp nhé.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899
Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ
ThuongNTH
Tin tức liên quan
