Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Chữ ký số là công cụ được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp, đơn vị trong nhiều lĩnh vực. Việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử là một trong những ứng dụng chính của dịch vụ chữ ký số công cộng. Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA tìm hiểu về những lưu ý khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử nhé.

1. Tại sao nên sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử?

Tại sao nên sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử?

Chữ ký số là công cụ mã hóa sử dụng thuật toán mã hóa bất đối xứng với cặp khóa công khai và khóa bí mật (key publish - key private). Khi được ký số, nội dung điện tử như hình ảnh, văn bản, tài liệu,... sẽ được đảm bảo tính bảo mật về:

- Dễ dàng xác định được chủ thể ký số;

- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, nội dung đã ký số không thể bị thay đổi hoặc sửa chữa;

- Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý cho nội dung đã ký khi có xảy ra tranh chấp.

Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng là phương thức giao dịch an toàn và bảo mật hàng đầu. Ngoài ra, sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử còn giúp đơn vị giảm thiểu thời gian, chi phí và công sức khi thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử, thương mại và bảo đảm được quyền sở hữu tác phẩm số.

2. Điều kiện chữ ký số ký hợp đồng điện tử hợp lệ

Điều kiện chữ ký số ký hợp đồng điện tử hợp lệ

Để đảm bảo giá trị pháp lý và được pháp luật bảo hộ, khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này. 

(Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện dưới đây:

- Chữ ký số được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên;

- Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

(Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

Ngoài ra, theo Luật Giao dịch điện tử 2005 và các văn bản pháp luật có liên quan khác, chữ ký số đảm bảo tính pháp lý còn phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Chứng thư số dùng để tạo chữ ký số phải được cấp bởi đơn vị chứng thực chữ ký số uy tín;

- Người sử dụng chữ ký số phải thực hiện các biện pháp bảo mật để bảo vệ khóa bí mật của mình;

- Khi phát hiện có dấu hiệu giả mạo, mạo danh, sao chép hoặc sử dụng trái phép chữ ký số của mình thì phải thông báo kịp thời cho nhà cung cấp chữ ký số của mình.

Do vậy, đơn vị cần lưu ý kiểm tra lại các thông tin chữ ký số về thời hạn, nhà cung cấp, quyền truy cập của những cá nhân sở hữu chữ ký số trước khi tiến hành việc ký hợp đồng điện tử.

3. Cách sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Cách sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử

Để sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử, ký hợp đồng, tài liệu, văn bản điện tử từ xa, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đề nghị ký hợp đồng 

Khi các thỏa thuận hợp tác giữa 02 bên được thống nhất, bên bán (cung cấp hàng hóa, dịch vụ) sẽ đề nghị ký kết hợp đồng. Mục đích là để phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn, đảm bảo lợi ích cho 02 bên cũng như xác lập mối quan hệ pháp lý được pháp luật bảo vệ,

Để ký hợp đồng, bên bán cần thực hiện:

- Đăng nhập và hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;

- Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận và thống nhất;

- Xác định yêu cầu ký, vị trí ký và chủ thể ký trên hợp đồng;

- Ký hợp đồng bằng chữ ký số của mình;

- Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác (bên mua) để họ thực hiện ký.

Bước 2: Phản hồi đề nghị ký hợp đồng điện tử

Bên mua sẽ nhận thông báo ký hợp đồng điện tử qua email đã cung cấp. Để ký số cần thực hiện:

- Truy cập vào đường link của hợp đồng điện tử (không cần đăng nhập vào hệ thống)

- Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng;

- Xác nhận đồng ý bằng cách ký chữ ký số. Nếu không đồng ý với nội dung các điều khoản có thể phản hồi với bên bán để yêu cầu chính sửa hoặc thỏa thuận lại trước khi ký kết.

Bước 3: Thực hiện hợp đồng đã ký

Khi bên mua hoàn tất việc ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên liên quan. Sau khi ký số, hợp đồng điện tử sẽ không thể thay đổi, điều chỉnh nội dung.

Hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy được ký tay thông thường và được lưu trữ, mã hóa an toàn (theo Luật Giao dịch điện tử 2005).

Trên đây là toàn bộ nội dung về những lưu ý khi sử dụng chữ ký số ký hợp đồng điện tử. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn đọc nắm rõ các điều kiện, giá trị pháp lý và cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số chính xác nhất nhé.

ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY

▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA

 Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT: 

Tổng đài: 19006142 / 19006139

Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899

Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ

ThuongNTH