Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Chứng thực chữ ký là một thủ tục hành chính đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch dân sự, kinh tế,... Trong bài viết dưới đây, cùng EFY-CA tìm hiểu về chứng thực chữ ký là gì và 09 điều cần biết về chứng thực chữ ký nhé.
Thế nào là chứng thực chữ ký?
Theo Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký là hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này nhằm xác nhận rằng chữ ký trên giấy tờ, văn bản là do người yêu cầu chứng thực tạo ra.
Giá trị pháp lý của chứng thực chữ ký:
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký số có giá trị pháp lý theo quy định như sau:
“Chữ ký được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị là bằng chứng về việc người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung của giấy tờ, văn bản.”
Quy định về chứng thực chữ ký
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải có trách nhiệm đối với nội dung của giấy tờ, văn bản mà họ ký để yêu cầu chứng thực chữ ký. Họ không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong các giấy tờ hoặc văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 và khoản 4 Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm đối với tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong các giấy tờ, văn bản.
Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23, không được chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và không kiểm soát được hành vi vào thời điểm chứng thực;
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình CCCD/Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc là giả mạo;
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có chứa các nội dung bị cấm như đã quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23 gồm: vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức khác; kích động chiến tranh, và các nội dung tương tự.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch (trừ trường hợp là giấy uỷ quyền không có thù lao hoặc liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, như được quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định này.
Tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm:
- Phòng Tư pháp tại huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, cũng như chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- UBND cấp xã, với người có thẩm quyền chứng thực là Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (trừ chứng thực chữ ký người dịch);
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cũng như các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của VN ở nước ngoài, với người có thẩm quyền chứng thực là viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự, có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản cũng như chữ ký của người dịch;
Lưu ý:
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đến trực tiếp cơ quan, tổ chức nêu trên (trừ trường hợp có lý do chính đáng như già yếu, không thể đi lại hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù);
- Trong văn bản chứng thực chữ ký cần ghi rõ địa điểm chứng thực (nếu thực hiện ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức thì phải ghi rõ thời gian cụ thể);
- Khi chứng thực chữ ký ngoài trụ sở, người yêu cầu có thể phải nộp thêm chi phí và thù lao chứng thực theo thỏa thuận với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Theo Quyết định 1024/QĐ-BTP có hiệu lực từ ngày 09/5/2018, các mức thu lệ phí chứng thực và phí chứng thực chữ ký được áp dụng theo quy định như sau:
- Tại Phòng Tư pháp và UBND cấp xã: 10.000 VND/trường hợp.
- Tại cơ quan đại diện: 10 USD/bản.
- Tại Tổ chức hành nghề công chứng: Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10.000 VND/trường hợp.
Lưu ý: “Trường hợp” được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản.
Theo Điều 7 của Nghị định số 23 và hướng dẫn từ Mục 3 của Công văn 1352/HTQTCT-CT, thời gian chứng thực chữ ký được quy định như sau:
- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký phải được đảm bảo trong ngày cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.
- Đối với các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23, thời hạn có thể được kéo dài hơn.
Khi tiếp nhận yêu cầu, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu hẹn, ghi rõ ngày và giờ sẽ trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực chữ ký.
Mẫu lời chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng được quy định tại phụ lục kèm theo Thông tư 01/2020/TT-BTP như sau:
>>> Tải mẫu lời chứng thực chữ ký tại đây
Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng thực
Theo Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản chính/Bản sao có chứng thực của CCCD/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
- Giấy tờ, văn bản mà họ sẽ ký (nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung (ví dụ: văn bản bằng tiếng nước ngoài), người này có quyền yêu cầu nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản đó.
Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Tổ chức hành nghề công chứng, hoặc cơ quan đại diện.
- Nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác thì có thể nộp hồ sơ ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực.
- Nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ không thể ký hoặc không thể điểm chỉ thì phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký.
- Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
Người phiên dịch phải là người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch có thể được mời bởi người yêu cầu chứng thực hoặc được chỉ định bởi cơ quan thực hiện chứng thực. Thù lao cho dịch vụ phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả.
Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực.
Nếu hồ sơ hợp lệ và người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thì người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định (phần trên)
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Đối với giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên, ghi lời chứng vào trang cuối. Nếu giấy tờ, văn bản có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ.
Nếu thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 2 của Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đề nghị người yêu cầu ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng cho các trường hợp sau đây:
- Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật.
- Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Trong trường hợp đặc biệt, việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng cho việc chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.
Việc chứng thực chữ ký là một trong những thủ tục quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp, chặt chẽ của các văn bản và hạn chế tranh chấp, rủi ro trong giao dịch. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về những quy định liên quan đến chứng thực chữ ký.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ CHỮ KÝ SỐ EFY-CA : TẠI ĐÂY
▶ÐĂNG KÍ SỬ DỤNG
CHỮ KÝ SỐ EFY - CA
Đơn vị vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ SĐT:
Mua hàng: HN (Ms Hằng): 0911 876 893 / HCM (Ms Thùy): 0911 876 899
Chữ ký số công cộng EFYCA - Giải pháp tiên phong thời công nghệ
ThuongNTH
Tin tức liên quan
