Tổng đài
1900 6142 - 1900 6139
Trong thời đại 4.0 hiện nay, văn bản điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến. Các cá nhân tổ chức có thể trao đổi thông tin, tài liệu chỉ cần có mạng Internet và thiết bị soạn thảo không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Nhờ đó, việc tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Vậy văn bản điện tử là gì? Các quy định của pháp luật hiện hành về văn bản điện tử như thế nào? Mời các bạn cùng EFY-CA tìm hiểu thêm thông qua bài viết dưới đây nhé!
Cơ sở pháp lý
Căn cứ qu tại Khoản 7, Điều 3, Nghị định 78/2015/NĐ-CP, văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc scan từ văn bản giấy định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.
Văn bản điện tử là gì?
Như vậy, văn bản điện tử được hiểu là dạng văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại... Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạng trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc dưới dạng .doc hoặc dạng .pdf. Về nội dung của văn điện tử phải y nguyên như văn bản giấy.
Hiện nay, văn bản điện tử được mọi người sử dụng rộng rãi. Nội dung của văn bản điện tử phải đảm bảo giống nội dung trên văn bản giấy, có tính cố định, thống nhất giữa các thông tin. Ưu điểm của văn bản điện tử so với văn bản giấy truyền thống như sau:
Có thể nói, sự ra đời của văn bản điện tử giúp cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cũng như việc liên hệ, truyền đạt thông tin giữa cá nhân, tổ chức được thuận tiện và dễ dàng hơn.
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử theo quy định hiện hành
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, giá trị pháp lý của văn bản điện tử được quy định như sau:
- Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và được cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật ký số có giá trị pháp lý như văn bản gốc.
- Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định của pháp luật, cụ thể:
+ Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng .png nền trong suốt, chiếm khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
+ Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm văn bản chính như sau: Văn bản đính tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan chỉ ký số văn bản (không ký số lên văn bản kèm theo), văn bản không cùng tệp tin với văn bản điện tử, văn thư cơ quan ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đính kèm.
+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại ô số 8, Mục IV, Phần I, Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Chữ ký số trên văn bản điện tử là gì?
Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự chuyển đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Người có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký được xác định chính xác:
- Việc chuyển đổi được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện chuyển đổi.
Bên cạnh đó, nguyên tắc của chữ ký số trên văn bản điện tử bao gồm:
- Chữ ký điện tử kèm với văn bản điện tử sau khi ký số.
- Phải đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử khi thực hiện trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin quan trọng về chữ ký điện tử. Hy vọng các bạn có thể hiểu rõ hơn về văn bản điện tử và chữ ký số trên văn bản điện tử theo quy định hiện hành, để từ đó có thể làm việc một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.